Решения

Ключевое значение в реализации управленческих решений имеет организация многопланового, последовательного и тщательного внутреннего контроля за выполнением намеченного.

Для текущего внутреннего контроля, проводимого руководящими органами организации, используются данные анализа, в том числе статистического, материалы оценки качества выполнения планов, исполнения бюджетов и т.д. Задача контроля состоит в квалифицированном определении предела допустимых отклонений; все отклонения требуется зафиксировать и устранить.

Повседневный, последовательный, глубокий контроль за работой каждого сотрудника и всей управленческой «команды» в целом является важным элементом менеджмента. Без обеспечения подобного контроля невозможно добиться слаженных действий коллектива в реализации миссии фирмы, осуществления программ ее стратегического развития.

Контрольная функция руководства наиболее результативно осуществляется менеджером путем совместного с сотрудниками анализа результатов его работы, поиска причин неудач, обучение, передача опыта.

Подобный контроль позволяет систематически уточнять, корректировать и совершенствовать функции, должностные обязанности каждого работника. Особенно эффективно, если контролирующий не прямо высказывает свое мнение о просчетах в работе, а подводит к этому самого работника. В этом случае упущение в реализации решений руководителя устраняются быстрее, и, значит, такой контроль выступает важным фактором развития.

Существуют достаточно детально разработанные принципы организации исполнения управленческих решений. Особая роль отводится менеджеру, который призван разделить общую программу действий по реализации решения на отдельные звенья и распределить ее между конкретными исполнителями, как групповыми, так и индивидуальными. Существо задачи – это доведение до каждого исполнителя всех деталей поставленной задачи организация подготовки исполнителей к выполнению намеченного, создание условий для них, стимулирующих творческое, добросовестное отношение к выполнению задания, а также разъясняется не только суть, но и окончательная цель задания.

Особое место занимает эффективное использование всех возможностей контроля за реализацией поставленной задачи. Основные функции контроля : диагностика реального положения дел, правильное ориентирование исполнителей на конечный результат, осуществление при необходимости корректировки действий. Особая функция контроля – в определении и использовании тех возможностей, которые не приведены еще в действие.

Контроль бывает предварительный, текущий и последовательный . Возможности предварительного контроля особенно важны до начала исполнения решения, что поможет определить оптимальный вариант его реализации. Ключевая цель предварительного контроля – уточнение формулировки целей, методов их достижения, выявление наличия всех необходимых предпосылок для выполнения задания в установленные сроки.

Текущий контроль осуществляется с момента начала работ по реализации решений вплоть до полного их завершения. В его рамках производится уточнение параметров достигнутого, анализ и сравнение с плановыми заданиями, вносятся необходимые коррективы в целях достижения оптимального конечного результата.

Особенно важен последующий контроль или контроль по результатам . Контроль позволит проанализировать, почему достигнут именно такой итог. Главная цель последующего контроля – использование всего лучшего в будущем для повышения эффективности работы организации. Результаты последующего контроля обязательно обсуждаются на собрании всех исполнителей решения, с конкретным анализом достоинств и недостатков проделанной работы. Сопоставление и оценка реально достигнутого результата в сравнении с заданием должны осуществляться с использованием точной и достоверной информации.

Контроль-это системное наблюдение за выполнением планов, заданий и результатами хозяйственной деятельности, обеспечение с помощью информации обратной связи с управляемым объектом. Учет и контроль необходимы для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплины на предприятии. Контроль как основная функция менеджмента объединяет все виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения поставленных целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен. Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности. Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.

Организация выполнения планов

Разработанные и обоснованные планы после их утверждения руководством предприятия (приказом руководителя, одобрения собранием акционеров, советом директоров) принимают характер директивных, т. е. обязательных к выполнению. Поэтому важным этапом планирования является организация выполнения намеченных планов в установленные сроки и с заданными параметрами развития. Даже самые обоснованные и оптимальные планы могут оставаться лишь на бумаге, если не будет сформирован адекватный, эффективный механизм их реализации.

В связи с тем, что планы различаются по временному горизонту, приоритетности, масштабности, инновационности, целесообразно и механизм их реализации дифференцировать. В частности, бизнес-планы инвестиционного или предпринимательского проекта выделяются в самостоятельный блок управления - проект-менеджмент. Такой подход позволяет целенаправленно проводить управленческие действия по обеспечению достижения поставленных в бизнес-плане целей, "не размывая" их задания и мероприятия в других плановых документах. Зачастую мероприятия бизнес-планов или комплексных целевых программ имеют приоритетность в выделении ресурсов на их реализацию, находятся под более пристальным вниманием руководства предприятия (организации). Такая практика формирования команд для реализации наиболее важных проектов показала свою эффективность. Главная цель назначения команды проекта - обеспечить гарантированно выполнение всех работ в соответствии с планом реализации, бюджетом затрат и сформировать возможность проведения соответствующих контрмер в случае, если работы по реализации и затраты отклоняются от плана.

Для планов текущего и оперативного характера разрабатывается система мер по их реализации, включающая:

• - порядок и сроки доведения плановых заданий до исполнителей (плановые задания должны быть понятны исполнителю, реальны в выполнении, конкретны как по объемам, так и по срокам);
• - систему контроля за ходом выполнения плановых заданий, включая сроки, частоту контрольных мероприятий, контролируемые показатели и их отражение в оперативной отчетности, определение ответственного лица за проведение контроля;
• - ресурсное обеспечение реализации плановых заданий по номенклатуре, объемам, срокам, составление сетевых (или иных) графиков поставки материальных ресурсов, привлечения финансовых (кредитных) ресурсов, пополнение (переподготовку) кадров;
• - мотивацию персонала и ответственность исполнителей за своевременное и качественное выполнение плановых заданий (в соответствии с этим возможна корректировка плана по труду и заработной плате на мероприятия стимулирующего характера);
• - документооборот плановых и фактических показателей с учетом их сопоставимости и измеримости; документационное обеспечение доведения планов до исполнителей и установление документов по обратной связи: от исполнителя к контролеру-управленцу, обеспечивающему оперативную оценку выполнения плановых заданий и при необходимости - внесение в них корректирующих действий;
• - оценку эффективности реализации плановых показателей с учетом ресурсоотдачи и затратоемкости достижения поставленных целей (система сопоставимости алгоритмов расчетов и оценочных показателей).

Эта система мер предваряет управленческие действия по организации выполнения планов. Конкретные меры, включаемые в эту систему, необходимо задокументировать в виде приказа, положения или распоряжения, что позволяет целенаправленно и комплексно осуществлять управленческие действия по выполнению планов.

При организации исполнения планов помимо осуществления вышеназванных мер необходимо обратить внимание:

• - на усиление контроля за своевременностью и эффективностью реализации плановых заданий;
• - повышение значимости управления персоналом в достижении намеченных целей и плановых показателей;
• - контроль за внешним окружением с последующими своевременными мерами по корректировке планов и управленческих действий;
• - совершенствование системы премирования с учетом привязки ее к получению конечных результатов.

В процессе реализации планов при необходимости перестраивается система управления предприятием:

• - формируются группы проект-менеджмента;
• - организуется управление по результатам (оценка, стимулирование, развитие);
• - осуществляется управление по ситуации с учетом достижения запланированных показателей при изменяющихся внешних условиях хозяйственной деятельности предприятия.

Это вызывает необходимость адаптировать организационную структуру управления, стиль и методы управленческого поведения с учетом обеспечения реализации плановых заданий наиболее эффективным путем (применение принципов и методов контроллинга, матричной структуры управления и др.).

Кроме того, необходимо использовать современные концепции менеджмента для обеспечения эффективного управления предприятием (тайм-менеджмент и стремление к сокращению потерь времени, ресурсов, денежных средств).

Необходимо отметить, что способ планирования в определенной мере оказывает определяющее воздействие на реализуемость планов. Поэтому при разработке планов, выработке оптимальных решений по их реализации необходимо участие как можно большего числа сотрудников с учетом их мнений (без ущерба для оптимального развития предприятия). Это позволяет при реализации планов тратить меньше времени на разъяснение плановых идей, необходимость их достижения. Это особенно важно в условиях кризиса, когда средства и возможности ограничены.

Современные подходы к организации реализации планов в условиях развитых информационных технологий позволяют выделить системы управления "стандарт-кост" и "директ-кост" в системе управления затратами. "Стандарт-кост" в широком смысле подразумевает себестоимость, установленную заранее, а смысл данной системы заключается в том, чтобы учитывать потери и отклонения прибыли предприятия за счет фиксации отклонения фактических затрат от нормативно установленных (стандартизированных). В соответствии с этим в плановых расчетах должны быть определены и жестко зафиксированы затраты материалов, сырья, рабочего времени, заработной платы и всех других расходов на изготовление и реализацию продукции или услуги.

Система "директ-кост" предполагает калькулирование и учет себестоимости только в части прямых затрат (производственная себестоимость) в отличие от "стандарт-кост", где в себестоимость включаются и контролируются все затраты (прямые и накладные). В системе "директ-кост" накладные расходы списываются на финансовые результаты. В соответствии с этим анализируются и контролируются такие показатели, как маржинальный доход (сумма покрытия, определяемая как разница между доходами и переменными расходами) и прибыль.

Контрольные вопросы и задания

• 1. Какие показатели характеризуют получение эффекта от реализации мероприятий плана?
• 2. Какие показатели эффективности могут рассчитываться для оценки планов?
• 3. Как утверждаются планы и доводятся до исполнителей?
• 4. Какова система мер по обеспечению реализации планов с учетом ограничений по времени и бюджету?
• 5. Поясните, что такое проект-менеджмент?
• 6. Дайте определение системам управления "стандарт-кост" и "директ-кост".

В прошлой статье мы с вами разобрали процесс , теперь же предлагаю вам обсудить как контролировать выполнения плана.

Основная задача руководящего звена не только правильная постановка планов, но и четкий контроль выполнения плана . Для того чтобы компания работала слаженно, как единый механизм, необходимо внедрять новые системы управления , а также использовать инновационные программные разработки, которые позволяют автоматизировать процесс контроля, сделать его более качественным и эффективным.

Чем раньше на предприятии будет налажена эффективная , тем более «безболезненно» пройдет этот процесс. Любые изменения в работе действующей компании влекут за собой перестройку определенных бизнес-процессов, переобучение сотрудников, прививание им новой культуры, дополнительные финансовые затраты.

К непосредственным обязанностям руководителя компании относятся:

1. правильная постановка планов;
2. четкое разграничение ответственности и полномочий;
3. контроль выполнения плана.

Кроме того, руководитель определяет, какие инструменты автоматизации для выполнения этих функций он будет использовать. В современной компании, где бизнес-процесс сопровождается огромным количеством задач и обязанностей, справиться вручную с делегированием обязанностей и контролем практически невозможно. Для этого следует использовать , которые призваны автоматизировать и облегчить процесс управления, сэкономить время руководства, затрачиваемое на контроль выполнения плана.

Постановка задач

Задачи, которые руководитель ставит перед своими подчиненными, должны быть конкретными. Устные задания без четкого указания определенным исполнителям, без определения зоны ответственности и сроков имеют низкую эффективность. Практика показывает, что в подавляющем большинстве случаев, что результат таких задач неудовлетворенный.
Основные правила постановки задач:

• выданные задачи необходимо чтобы исключить ситуации, когда о поручении, о его содержании или сроке выполнения могут забыть;
• задача должна быть конкретной и содержать все детали (срок выполнения, исполнитель и т. д.);
• большие задачи нужно разбивать на несколько подзадач и устанавливать промежуточный контроль выполнения плана;
• обязательно должны быть указаны срок и приоритет выполнения;
• нужно указывать средства, которые следует использовать для выполнения планов;
• нужно назначить исполнителя (соисполнителей), а также контролирующих.

Контроль выполнения

Неопытные руководители часто делают одну ошибку — стараются контролировать каждый шаг сотрудников. Такой подход может быть оправдан лишь в некоторых случаях:

• при введении новых направлений деятельности;
• при выполнении задач новыми сотрудниками;
• при работе с особыми клиентами.

В таких случаях вмешательство руководителя будет оправдано. Он может перепроверить, пересчитать, чтобы исключить дополнительные риски.

В других ситуациях необходимо передать исполнителям большую часть ответственности, однако делать это следует постепенно. Выполнение сложных задач — это хороший способ для сотрудников научиться самостоятельности, преодолеть страхи, научиться брать на себя ответственность и принимать решения.

Инструменты постановки и контроля задач

После того как на предприятии руководящий состав научился правильно формулировать и формировать задачи, контролировать выполнение плана , выстроил исполнительскую дисциплину, следует выбрать инструмент автоматизации процессов контроля выполнения планов — .

Если руководитель регулярно ставит определенные задачи перед исполнителями, ему просто необходим таск-менеджер или по-русски . Это должна быть удобная утилита, простая в использовании и максимально функциональна. В ней должно быть можно описывать задачу, указывать исполнителя, дату контроля.

Простая CRM система позволяет :

• устанавливать задачу в течение нескольких минут — руководитель выбирает ответственного сотрудника, устанавливает сроки, может разбить одну задачу на несколько подзадач;
• учитывать время выполнения поручения, есть возможность обсуждения задачи, внесения комментариев, добавления или смены исполнителей, соисполнителей, контролирующих;
• таск-менеджер учитывает время выполнения задач, дает возможность обсуждения каждой задачи, комментирования, добавления участников, смены исполнителей;
• можно следить за ходом выполнения задачи сразу же после ее постановки;
• напоминание исполнителю и контролирующему о наступлении срока выполнения задачи;
• вносить отчет исполнителю о выполнении;
• переносить срок выполнения задачи, если руководитель считает это целесообразным;
• формировать отчеты, в том числе об исполнительской дисциплине.

Как инструмент для управления задачами и контроля выполнения плана, позволяет сэкономить немало времени, значительно повысить эффективность управления , а также является незаменимым инструментом для развития бизнеса.

Главной целью контроля является обеспечение безусловной и своевременной реализации запланированных мероприятий. Контроль должен носить систематический и упреждающий характер.

Начальники таможен региона через своих заместителей, а руководители структурных подразделений аппарата Управления лично организуют полную, точную и своевременную реализацию планов. Для этого соответствующие руководители определяют исполнителей, формулируют им задания, устанавливают сроки исполнения, проводят оперативные совещания; создают необходимые условия исполнителям и обеспечивают контроль за ходом выполнения плановых мероприятий, определяют время и порядок информирования об исполнении планов. Указанные руководители должны организовать и лично осуществлять регулярный контроль за исполнением планов.

Непосредственное осуществление общего контроля за выполнением мероприятий годового плана работы ФТС и ежемесячных планов основных мероприятий ФТС, а также своевременное внесение соответствующим образом оформленных необходимых изменений осуществляется ФТС.

Главными целями контроля выполнения планов являются:

• - обеспечение выполнения задач и мероприятий плана по всем показателям всеми подразделениями таможенных органов региона;
• - выявление неиспользованных резервов совершенствования служебной деятельности и организации труда личного состава подразделений;
• - недопущение диспропорций в развитии отдельных подразделений, расстановке сил и средств;
• - устранение ошибок, допущенных при выполнении плана;
• - совершенствование планирования и управленческой деятельности.

Проверка выполнения планов начинается с определения своевременности и правильности доведения заданий до конкретных исполнителей. От этого, в первую очередь, зависит успех выполнения всех запланированных мероприятий.

Выполнение плана проверяется путем изучения отчетных материалов, а также путем непосредственного ознакомления с работой на местах. Проверка выполнения мероприятий плана должна осуществляться комплексно, то есть по всем разделам плана. При проведении проверки необходимо обращать основное внимание на решение основных задач планируемого периода, а также выполнение основных функций, возложенных на него в соответствии с предназначением. Еще одно важное направление, на которое необходимо обращать внимание, - это изучение, обобщение и распространение передового опыта работы, имеющиеся достижения в служебной деятельности таможенных органов и подразделений, отдельных руководителей и сотрудников.

Краткие анализы выполнения планов работы таможен и функциональных блоков ФТС за отчетный период в срок до 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом, направляются в ФТС для исполнения контрольных функций, решения проблемных вопросов, требующих решения на региональном уровне, а также для обобщения и анализа деятельности ФТС. В указанные краткие анализы выполнения планов в обязательном порядке должны включаться:

• - нереализованные пункты плана и причины их невыполнения;
• - эффективность проведенных мероприятий для достижения задач, стоящих перед таможенным органом;
• - проблемные вопросы таможен, таможенных постов и функциональных отделов, которые требуют решения вышестоящего руководства;
• - передовой опыт подразделений и инициативный подход сотрудников в ходе повседневной деятельности и другие вопросы на усмотрение соответствующих руководителей.

Анализы выполнения планов работы Управления за отчетный период проводятся в ФТС и направляются в Контрольно - аналитическое управление ФТС России для исполнения контрольных функций, рассмотрения проблемных вопросов, требующих решения на федеральном уровне, а также для обобщения и анализа деятельности ФТС.