Применение онлайн-кассы при осуществлении расчетов по сделкам купли-продажи с участием физических лиц является обязательным в соответствии с требованиями закона о ККТ № 54-ФЗ от 22.05.2003 г. Покупателю при приеме денег (в наличной или безналичной форме) выдается кассовый чек, данные о совершенной операции пробиваются через онлайн-ККТ и автоматически отправляются в ФНС. Информация по возвратам и корректировкам сумм по проведенным через кассовый аппарат платежам также должна быть передана в ФНС.
Частичный возврат денег по чеку (онлайн-касса): как оформить
Покупатель может инициировать возмещение уплаченных им денежных средств в полной сумме или частично, если:
осуществляется возврат товара по причине его несоответствия заявленным характеристикам;
производится возврат продукции надлежащего качества в отведенный для этого двухнедельный срок;
кассир озвучил неверную сумму к оплате и принял завышенный размер платежа.
Частичный возврат денег по чеку предусматривает компенсацию средств не по всем позициям в чеке, а лишь по одной или нескольким, пробитым в одном чеке вместе с другими товарами. То есть, клиент запрашивает возмещение не в полной сумме чека, а в размере стоимости одного или нескольких товаров, указанных в нем. Чтобы эта процедура была корректно оформлена и не вызывала вопросов у фискальных органов, необходимо собрать комплект документов, обосновывающих необходимость осуществления возврата:
письменное заявление покупателя , составленное в произвольной форме и завизированное собственноручной подписью заявителя;
акт возврата товара, в котором раскрываются причины обратной приемки реализованной продукции.
После получения этих документов кассир формирует фискальные документы, отражающие изъятие денег из кассы или возврат по безналу. Если на момент обращения покупателя средств в кассе для выплаты возмещения недостаточно, дополнительно потребуется гарантийное письмо о возврате денег за товар. Ст. 22 закона от 07.02.1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей» позволяет продавцу осуществлять обратные выплаты по проданным ранее товарам в течение 10 дней с момента получения заявления от покупателя. На необходимость формирования фискальных документов, отражающих выдачу денег из кассы за возвращаемые товары, указывают и разъяснения Минфина в письме от 04.07.2017 г. № 03-01-15/42315.
Как можно провести через ККТ частичный возврат денег по чеку? Онлайн-касса позволяет сделать это несколькими способами:
Сформировать чек на принимаемый обратно товар в сумме его стоимости, указав в электронной и бумажной версии признак «возврат прихода».
Если выделить товар из общего чека сложно или была неверно указана сумма сделки, можно пробить аннулирующий чек на общую стоимость (признак «возврат прихода») и сформировать новый приходный документ на разницу между суммой по отмененному фискальному документу и величиной возврата (признак «приход»).
Если возвращаемая продукция приобреталась в кредит и часть платежей по процентам была уплачена покупателем, продавец должен возместить не только стоимость товара, но и расходы потребителя на погашение процентов по займу (обоснование – п. 6 ст. 24 закона № 2300-1). В этом случае отдельно фискализируется возмещение денег в размере стоимости товара (признак «возврат прихода»), во втором чеке показывается компенсация процентных платежей (признак «расход»).
В чеке на возврат должен быть отсыл к исходному кассовому документу, по которому производятся корректировки. Все оформляемые фискальные документы по возвратам надо выдать покупателю. В конце рабочего дня кассир составляет отчет о состоянии счетчиков, закрывает смену.
Деньги могут быть выданы заявителю из кассы, если покупка оплачена наличностью. Если первоначальный расчет произведен в безналичной форме, возврат оформляется на карту потребителя.
Что делать, когда причиной возмещения денег покупателю становится ошибка кассира:
При обнаружении неточности до ухода покупателя, оформляется чек с признаком «возврат прихода» на сумму переплаты.
Если ошибка выявлена после ухода клиента, пробивается чек коррекции и к нему прикладывается объяснительная кассира.
После оформления фискальных документов при завершении рабочего дня смена на онлайн-кассе закрывается. Итоги по операциям с признаками «расход» и «возврат прихода» вносятся в кассовую книгу по РКО, приходные операции заносятся в учетный регистр на основании ПКО. При этом важно выделять информацию по расчетам безналом, они не отражаются в кассовой книге.
В торговле несложно представить себе ситуацию, когда требуется вернуть деньги клиенту. Но с нововведениями в законы сделать это стало гораздо сложнее, и не только с технической точки зрения. О том, как сделать и оформить возврат товара в чеке по онлайн-кассе, не навлекая проблем с ФНС и не потратить личного времени клиента, расскажем в мельчайших подробностях.
Признак расчета в кассовом чеке - какие бывают
Формат современной кассовой квитанции сильно отличается от того, что существовал еще несколько лет назад. Сегодня в каждом документе обязательно должны указываться следующие сведения:
Данные о магазине.
Общая сумма операции.
Порядковый номер ордера.
Налоговые взносы.
Точное время и число генерирования чека.
Фискальные данные.
Собственно признак расчета.
По желанию владельца торговой точки печататься может и множество других данных, однако, перечисленные выше являются обязательными.
Какие бывают признаки расчета в чеке любого вида и формата
Этим термином описывается одни из обязательных исходных данных, указываемых на кассовой квитанции. Он должен присутствовать на документе независимо от того, в бумажном или электронном виде тот представлен покупателю. Возможные варианты реквизитов установлены федеральным законодательством. Среди них:
Приход – стандартная реализация товаров, фиксирует момент, когда приобретатель вручает деньги продавцу и получает взамен покупки.
Возврат прихода – печатается, когда происходит обратная операция, то есть приобретенная вещь возвращается в магазин, а на руки покупателю возвращаются его денежные средства наличными или на карту.
Расход – оформление выдачи материальных средств клиенту из кассы за полученные от него вещи. Используется в пунктах приема металлолома, ломбардах и других подобных учреждениях.
Возврат расхода – обратная операция. Применяется крайне редко, но тем не менее возможна.
Следует отметить, что процедура требует распечатки нового чека, поскольку все полученные кассовым аппаратом сведения сразу передаются в отдел налоговой службы. На первый взгляд, это создает некоторые трудности, но на самом деле приносит и удобство, причем не только покупателю, но и продавцу. Благодаря такому введению не приходится дополнительно создавать акт, что экономит время.
Когда нужно делать возврат товара по онлайн-кассам
Возможны разные ситуации, при которой в принципе приходится прибегать к процедуре, но в основном так происходит по двум объективным причинам. Первая связана с отказом клиента от покупки. Чем вызвано такое желание, ненадлежащим качеством или собственными предпочтениями, совершенно неважно. Когда все соответствует законодательству, провести возврат покупателю по онлайн-кассе продавец обязан.
Второе основание для отмены покупки – опечатка при первичном проведении кассового чека. Проблема может быть в неправильно пробитой сумме, единице товара или его наименования. Обойтись без исправления в таком случае нельзя, поскольку это приведет к передаче неверных сведений в налоговую службу, а одновременно и к другим неприятностям. В результате проведения процедуры покупатель получает новую квитанцию, а продавцу приходится заняться подготовкой и других документов, о которых мы поговорим позднее.
Как сделать возврат денег за товар по онлайн-кассе: пошаговая инструкция
Действия сотрудника магазина подчиняются ситуации, повлекшей оформление процедуры. От этого же зависит и период, в течение которого должны быть возвращены финансовые средства на руки потребителю. Если говорить о самом общем алгоритме действий, то он будет выглядеть следующим образом:
Клиент уведомляет о своем желании отменить покупку с помощью заявления.
Сотрудник составляет накладную на ту часть приобретенных вещей, которые следует вернуть на склад.
Производится расчет всей суммы долга.
Совершается кассовая операция.
Оформление возврата денег за товар день в день покупки по онлайн-кассе из-за ошибки продавца
Этот вариант самый простой, в том числе для самого покупателя. Ему не требуется подавать какие-либо документы, писать заявление. Достаточно перепечатки ордера с правильной ценой, наименованием и количеством товара. Его то и получает клиент непосредственно у кассы. При необходимости ему также компенсируется денежная разница.
Для кассира на этом процедура не закончена. Он должен составить служебную записку, в которой указывается совершенная ошибка, а также подтверждается распечатка новых документов. «Неправильный» чек остается у сотрудника и прикрепляется к записке в качестве доказательства.
Следует отметить, что эта инструкция подходит только к ситуации, когда проблема была выяснена непосредственно в день продажи, а по возможности – в сам момент приобретения изделия. При этом вернуть его и полностью забрать свои деньги невозможно. Для этого требуется проведение процедуры по другому алгоритму, о котором мы расскажем далее.
Как сделать, оформить и провести возврат денег за товар покупателю через онлайн-кассу, когда товар возвращается
Право полностью отменить сделку у клиента никто отнять не может, поэтому если для этого есть законные основания: например, вещь оказалась ненадлежащего качества, неподходящего размера или приобретатель просто передумал, процедура также проводится без замедления, но несколько сложнее.
Для начала ему придется написать заявление на имя директора магазина, в котором указывается, что именно и на какую сумму было куплено, а также в чем причина отказа. Бланк можно найти в интернете или запросить непосредственно в точке продаж. Дополнительно придется приложить ранее выданный чек и показать паспорт.
Если квитанция была утеряна, продавец сможет найти ее на фискальном регистраторе, так что проблем для покупателя не возникнет в любом случае. Разве что будет потрачено больше времени на оформление. Далее, продавцу придется сделать еще несколько шагов:
Оформить накладную.
Напечатать чек.
Передать новую квитанцию и деньги клиенту.
Если приобретение было совершено с помощью банковской карты, средства будут зачислены обратно на нее.
Как делать возврат по онлайн-кассе не в день приобретения
Эта ситуация по правилам проведения полностью совпадает с предыдущей. От потребителя потребуется заполненное обращение и чек (при его наличии), а от сотрудника магазина – накладная и распечатка новых документов. По завершении передачи денежных средств обратно приобретателю, сделка считается отмененной.
Дополнительно отметим только один момент. Возвращение товара через несколько дней после его приобретения требует особого внимания. На разные группы изделий установлен разный срок, в течение которого такая процедура может быть проведена. Кроме того, существуют отдельные группы вещей, которые не подлежат замене или возвращению в магазин.
Как на онлайн-кассе оформить частичный возврат
В одном чеке часто указывается несколько товарных позиций, но претензии у закупщика могут быть связаны только с одной или некоторыми из них. В таком случае приходится прибегать к совершенно другому варианту проведения процедуры. В целом она схожа с ситуацией, когда клиент хочет полностью отказаться от приобретенного, а значит составляется заявление, товарная накладная и прочие документы. Но все это описывает только конкретные вещи, которые подлежат возвращению в магазин.
Соответственно в новом фискальном документе информация будет также только по определенным позициям. Денежные средства возвращаются по ним же. Первоначальная квитанция, в которой остается подтверждение других покупок, не изымается у приобретателя. С нее просто снимается копия, которая остается в торговой точке. Таким образом, человек получает новый ордер, касающийся позиций, которые были возвращены, и оставляет себе старый, чтобы подтвердить право владения всеми остальными.
Как сделать возврат прихода по онлайн-кассе на законных основаниях: документальное оформление
Невзирая на то, что для покупателя алгоритм действий достаточно прост и практически не требует прикладывания усилий, продавцу приходится дополнительно подготавливать немало бумаг, чтобы в последующем не возникло проблем с налоговой службу. Среди них могут быть:
Фискальные документы, то есть созданные непосредственно на ККТ. К ним относятся все кассовые чеки, в том числе те, что были сделаны с целью коррекции сведений.
Оправдательные – подтверждающие правомерность совершения процедуры. Ими могут стать заявление от покупателя, акт сдачи приобретенного ранее изделия, гарантийное письмо.
Кассовые, которые создаются для учета всех сделок, проводимых в торговой точке. К ним относятся приходные и расходные бумаги, кассовая книга.
С внедрением нововведений в законы о торговой деятельности формировать подобные отчеты стало проще, так что делать это следует в обязательном порядке, что в случае необходимости предоставить в налоговую службу.
Написание заявления
Ранее уже рассказывалось о том, что вносится в этот документ, но сделаем еще один акцент на его содержании. Покупатель вправе составить обращение к директору, но в нем должно быть следующее:
Паспортные данные.
Почему потребитель отказывается от купленной вещи.
Цена приобретаемого изделия, число и время совершения сделки.
Дата, подпись.
Следить за правильным заполнением придется сотруднику торговой точки, поскольку эта бумага останется именно здесь. Проще всего позаботиться о своевременной распечатке бланков, которые и смогут заполнить клиенты при необходимости. Что касается кассового чека, по возможности с него должна быть снята копия. Если квитанция утеряна, кассиру придется найти подтверждение в ФР, а в документах отразить, что сам ордер был утерян.
Как оформить возврат по карте с онлайн-кассы
Сегодня приобретения с безналичной оплатой с помощью кредиток совершаются гораздо чаще, чем за наличку. В целом, мероприятия по возвращению ассортимента не различаются, независимо от способа оплаты. Разве что в заявление, которое пишет покупатель, дополнительно вносятся реквизиты карты. При этом идти денежные средства могут до десяти дней и на это обязательно следует обратить внимание клиента, чтобы он не сомневался в верности действий продавца.
Как пробить чек на возврат товара по онлайн-кассе, если в ней не хватает денег
Эта ситуация встречается не часто, но все равно оказывается очень неприятной для клиента. Действовать каким-то особым образом в части оформления документов она не требует, просто денежные средства возвращаются покупателю не сразу, а позже. По закону у торговой точки есть на это 10 дней. Иногда и этого бывает недостаточно, чтобы собрать сумму. Тогда они могут быть изъяты с расчетного банковского счета или другой ККТ фирмы, если таковая имеется.
Если приобретение было сделано за наличные средства, а возврат хотят получить по безналичной оплате
Для начала это желание клиенту придется уточнить в заявлении вместе с реквизитами для перечисления средств. В остальном отличий от общей процедуры нет.
Единственный момент, который следует уточнить дополнительно, что такая смена формы платежа возможна только в случае, если первоначально использовались наличные. Если же изначально покупка оформлялась с помощью банковской карты, поменять ее на «живые» деньги невозможно, средства будут перечислены на кредитку, с которой они были списаны.
Как оформить процедуру через POS-терминал
Действия могут немного отличаться. Это зависит от используемого оборудования, но обычно они выглядят так:
Сотрудник торговой точки выбирает раздел «Финансовые».
После этого вводится сумма, а потребитель подтверждает ее и вводит пин-код.
Распечатывается готовый чек и передается приобретателю.
В течение пяти рабочих дней деньги должны вернуться.
Зачем нужен чек коррекции
Необходимость в этом документе возникает, если продавец обнаружил собственную ошибку через некоторое время после совершения сделки, когда покупатель уже покинул торговую точку. Оставить ситуацию как есть невозможно, поскольку по итогу дня прибыль в кассе не будет соответствовать отчету. Распечатка такой квитанции всегда сопровождается составлением акта, в котором указывается произошедшая ошибка.
При этом подготовка скорректированного ордера требуется только тогда, когда обнаружен излишек денежных средств. Если же имеет место недостача, пробивать дополнительные чеки не требуется. Провести процедуру необходимо до завершения рабочей смены и подготовки «Зет-отчета».
Способы внесения изменений и возвратов приходно-расходных процедур
Как провести возврат на «Атол», «Штрих М» и «Меркурий»
Какие товары подлежат возврату через онлайн-кассы
Потребитель вправе отказаться от любого приобретения независимо от его качества, в установленный срок. Для изделий с соответствующими требованиям свойствами он составляет 14 дней, для бракованных вещей – гарантийный период или 2 года, если такового заявлено не было.
Но есть и исключения, внесенные в особый список. К ним относятся вещи, обеспечивающие личную гигиену, косметика и парфюмерия, нижнее белье, медикаменты, бытовая химия, растения, технически сложные товары, животные и некоторые другие группы. Они не подлежат возвращению ни при каких условиях.
Заключение
Провести возврат через онлайн-кассу на следующий день, в момент покупки или в течение обозначенного времени, несложно. Для этого достаточно выучить простой алгоритм и четко следовать ему. Это позволит избежать конфликтных ситуаций с клиентами и создаст правильный имидж компании. Поэтому крайне важно обучить каждого сотрудника, стоящего за ККТ необходимым действиям. Это позволит упростить работу всей торговой точки. Обратитесь за необходимым оборудованием для оптимизации вашего бизнеса в компанию «Клеверенс».
Количество показов: 1164
Где купить онлайн-кассу
Что делать, если чек пробит ошибочно
В отличие от обычного кассового оборудования, онлайн-кассы оснащены фискальным накопителем для хранения информации. Его предназначение – ежедневная отправка в налоговый орган сведений о вырученных деньгах посредством оператора фискальных данных.
Если кассир допустил ошибку в чеке, обращаются к положениям Федерального закона №54 «О применении контрольно-кассовой техники».
Важно! Чтобы внести исправления в уже произведённую финансовую операцию, необходимо оформить возврат прихода или чек коррекции.
Некорректная информация в кассовом чеке исправляется, если имеет место быть:
- Неточность, оказавшая влияние на возникновение недостачи.
- Ошибка кассира, которая привела к проведению лишних денег по онлайн кассе и он желает её устранить.
- Сбои в работе, повлекшие неисправности кассового оборудования.
Корректировка осуществляется, если кассиром пробит чек по онлайн кассе не на ту сумму или чек не выбит и продажа не учтена. Правильный кассовый документ оформляется в момент выявления расхождений.
Если кассир сам обнаружил ошибочный чек на онлайн кассе, он должен действовать согласно следующему алгоритму:
- Оформить бумагу – служебную записку. В ней указывают дату и время ошибки, которая спровоцировала неучтённую выручку.
- В коррекционном чеке обозначают номер, присвоенный при регистрации, дату составления служебной записки. Также определяют признак расчета: самостоятельная операция или приход.
- Откорректированный чек пробивают. Его оправляет ОФД в налоговый орган. После совершения описанных выше действий нужно связаться с ФНС, чтобы уведомить об обнаружении и устранении ошибки.
Может возникнуть сложная ситуация – операционист обнаружил свою ошибку, когда покупатель уже ушёл. Выдать другой кассовый документ невозможно. К примеру: человек купил фен за 2000 рублей, а кассир пробил чек на 200 рублей и не заметил этого. Чтобы в кассовом аппарате излишние средства учитывались правильно, совершают следующие действия:
- Пробивают коррекционный чек.
- Сохраняют в отдельной папке исправленный чек.
- Прилагают объяснительную записку относительно этого кассового документа.
Сведения будут направлены в Федеральную Налоговую службу посредством оператора фискальных данных, с которым компания заключила контракт. Если ФНС затребует сохранённый документ, его предъявляют.
Обязательно ли ставить в известность налоговую службу
Плательщики налогов обязаны передавать в налоговую структуру сведения в электронном виде о применении контрольно-кассовой техники.
Важно! Закон №54 «О применении ККТ» не обязывает пользователей онлайн касс к информированию ФНС о самостоятельном оформлении коррекционного чека.
Всю фискальную документацию, в том числе и корректировки, в налоговый орган передаёт оператор фискальных данных. Норма прописана в ст. 1 Федерального закона №54. Налоговый орган, осуществляя контроль за полученной информацией, устанавливает нарушения. Владельцам кассового оборудования направляются предписания для исполнения или привлечения к ответственности. Если неверно выбит чек, лучше сразу устранить ошибку, чтобы она не оказалась на виду у налоговой структуры.
Как сделать коррекцию чека, пробитого по ошибке
Коррекция оформляется, когда до закрытия смены в кассе оказалось больше выручки, чем должно быть. Кроме объяснительной записки, кассир должен составить акт, чтобы объяснить ФНС причины корректировки и доказать, что излишние деньги оказались в кассе случайно. В данной ситуации невозможно оформить чек на возврат.
В каких случаях нужна корректировка
Чек коррекции оформляют, когда нужно исправить ошибку, допущенную кассиром, или в работе кассы-онлайн возникли неполадки.
Распространёнными ошибками операционистов являются:
- Пробивание чека возврата прихода вместо корректировки.
- На сумму, переданную покупателем за товары, чек не пробит.
- Чек оказался пробитым на более крупную сумму, чем заплатил покупатель, и ошибка обнаружилась к закрытию смены.
Сбои в работе онлайн ККМ могут быть связаны с её перегревом и выходом из строя или с отключением электричества в магазине.
Реквизиты коррекционного чека такие же, как у обычного: номер ККТ, ИНН, фискальный признак и другие. Их отличительной особенностью является то, что в откорректированном чеке не указывается номенклатура товара, его объём и стоимость, поскольку его не выдают покупателю. Коррекция нужна оператору фискальных данных для отправки в налоговый орган. В таком кассовом документе не требуется разбивка по товарам. Обозначается лишь общая сумма корректировки.
Порядок оформления чека
В ФНС необходимо представить следующие бумаги:
- Откорректированный чек.
- Акт об обнаружении излишков средств.
- Объяснительную записку об ошибке, составленную кассиром.
Важно! В налоговую структуру передают копии указанных документов. Подлинники оставляют у себя.
Пошаговый алгоритм корректировки чека с ошибкой:
- Оформление акта об обнаружении лишних денег с коррекционным чеком.
- Составление кассиром объяснительной записки с полным описанием причины ошибки.
- Письменное уведомление ФНС о проведённой корректировке.
Важно! Письмо следует отправить раньше, чем налоговая служба выявит нарушение. Иначе на организацию наложат штраф в размере 30 000 рублей в соответствии с положениями КоАП (ст. 14.5, п.2).
Пояснительная записка и акт должны храниться у кассира, если налоговая потребует объяснения причины корректировки.
Лучшие предложения по цене и качеству
Как аннулировать неправильный чек
Если неправильно кассиром пробит чек по онлайн кассе, его можно отменить.
Аннулирование чека по контрольно-кассовой технике – это отмена операции по приёму наличности от покупателя и дальнейшие действия с чеком. На онлайн-кассах чек аннулируется при условии, если он не пробит. Программное обеспечение кассового оборудования онлайн даёт возможность отменить неправильный чек до того, как он напечатан и передан оператору фискальных данных. Если кассовый аппарат прошит ОФД «Эвотор», можно совершить возврат к процессу внесения товаров в кассовый документ, а также провести корректировку товаров или аннулировать чек.
Когда кассовый документ выбит, его отмену осуществить невозможно ввиду внесения изменений в Федеральный закон №54 «О применении ККТ». Исправлять такую ошибку разрешено только коррекцией чека.
В кассовом оборудовании онлайн имеется признак «возврат прихода». Расчёты можно откорректировать в присутствии покупателя. При обнаружении неправильно выбитого чека, клиенту, который совершил оплату в кассу, пробивается новый документ на аналогичную сумму с признаком расчёта «возврат прихода». На данном чеке будет обозначен фискальный признак ошибочного. Кассир-операционист своеобразно аннулирует неверно выбитый документ. Покупателю пробивает новый на правильную сумму.
Возврат денег, когда неверно выбит чек
Операция по возврату денежных средств осуществляется, если нарушение обнаружено до окончания смены кассира посредством оформления чека на возврат. Составленный документ на возвращение денег вместе с отчётом по вырученным средствам направляется операционистом в налоговый орган. В отчётности присутствует пояснение-указание на первоначальный документ, составленный с ошибкой, которая повлекла к вычету обозначенной в чеке суммы из общего показателя выручки за день.
Возврат оформляется и при возвращении финансовых средств не в день покупки, а в течение 14 дней с момента приобретения. Этот срок регламентирован законом «О защите прав потребителей». Кассир выписывает расходный кассовый ордер и выдаёт покупателю денежную сумму из кассы.
Важно! Перед совершением данной операции покупатель обязан составить заявление с описанием проблемы и просьбой возвратить средства за товар.
Когда лицо оплачивало покупку банковской картой, финансы вернут в безналичной форме.
Важно! Если компании станут пренебрегать устранением нарушений по онлайн кассам, к ним будут применяться штрафные санкции.
Во время работы кассир может ошибиться и неверно пробить чек по онлайн-кассе. Если оплошность замечена в присутствии покупателя, операционист пробивает возврат прихода, формирует правильный документ и отдаёт покупателю. За совершённое действие необходимо отчитаться перед налоговой структурой. Для этого составляют служебную записку и прилагают 2 чека – с ошибкой и исправленный. Желательно избегать ошибок во время работы на онлайн ККТ. Налоговый орган может наложить штраф в сумме до 30 000 рублей, расценив это, как работу без использования контрольно-кассовой машины.
Предусмотрено ли действующим законодательством оформление возвратных чеков контрольно-кассовой техники (возвраты бывают разные: ошибочно пробитый кассовый чек, возврат товара от покупателя, неверная сумма в чеке и т.д.)?Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не предусмотрено оформление возвратных чеков контрольно-кассовой техники.
Основанием для уменьшения выручки контрольно-кассовой машины при ошибочном пробитии кассового чека (в том числе при неверной сумме в чеке) является должным образом оформленный акт о возврате денежных сумм по форме N КМ-3 с приложенными к нему ошибочно пробитыми кассовыми чеками за этот день.
При отказе покупателя от товара в день покупки необходимо оформить акт о возврате денежных сумм по форме N КМ-3 в размере стоимости возвращённого товара с приложенным к нему кассовым чеком.
При возврате товара покупателем не в день покупки (оплаты) возвращать денежные средства из кассы нужно на основании расходного кассового ордера с обязательным внесением записи о выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу.
Обоснование вывода:
В первую очередь заметим, нормативно-правовыми документами не предусмотрено оформление возвратных чеков контрольно-кассовой техники (далее - ККТ либо ККМ) при ошибке кассира (ошибочно пробитом кассовом чеке, при неверной сумме в чеке), а также при возврате товара покупателем.
Документооборот и оформление операций, осуществляемых через ККТ, регламентированы Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее - Типовые правила)).
В свою очередь, документооборот центральной (главной) кассы, под которой подразумевается вся сумма наличных денежных средств организации, регулируется указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).
Формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением ККМ (формы КМ-1-КМ-9) утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132*(1).
Ошибка кассира
Порядок действий при ошибке кассира-операциониста приведен в п. 4.3 Типовых правил.Если ошибочная печать чека (в том числе при неверной сумме в кассовом чеке) не связана с продажей товара покупателю и ошибка обнаружена в тот же день, в конце рабочей смены следует составить акт по унифицированной форме N КМ-3. В графах 4 и 5 акта следует указать, соответственно, номер и сумму каждого ошибочного чека. Акт должен быть подписан ответственными лицами комиссии. В состав комиссии должны входить руководитель организации, заведующий отделом (секцией), старший кассир и кассир-операционист организации.
На ошибочно пробитый кассовый чек необходимо поставить специальный штамп "Погашено". Погашенный чек наклеивается на лист бумаги и вместе с актом по форме N КМ-3 сдается в бухгалтерию, где он должен храниться вместе с иными документами за данное число.
Напомним, сумма выручки определяется по показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец рабочего дня, фиксируемым в фискальной памяти ККТ и на контрольной ленте. Данные о денежной выручке должны соответствовать сумме полученных денег.
Так, указанная в акте по форме N КМ-3 сумма ошибочно пробитого кассового чека отражается в графе 15 журнала кассира-операциониста (унифицированная форма N КМ-4), и на данную сумму уменьшается выручка контрольно-кассовой машины за этот день (смотрите письмо УФНС России по г. Москве от 24.07.2009 N 17-15/076525, решение Арбитражного суда Свердловской области от 12.05.2011 N А60-45825/2010)*(2).
Таким образом, при ошибке кассира (ошибочно пробитом кассовом чеке, при неверной сумме в чеке) основанием для уменьшения выручки контрольно-кассовой машины является должным образом оформленный акт по форме N КМ-3 с приложенными к нему ошибочно пробитыми кассовыми чеками за этот день.
Возврат товара
Порядок оформления операций при применении ККТ в случае возврата товара в общем случае будет зависеть от того, когда произошел возврат товара:В день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета);
Не в день покупки (после того, как выручка, полученная за день, будет занесена в и кассовую книгу).
1. При возврате в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета) товара как надлежащего, так и ненадлежащего качества применяется порядок оформления, аналогичный вышеуказанному.
На сумму возврата оформляется Акт о возврате денежных сумм покупателям (форма N КМ-3) (смотрите также письма ФНС России от 11.04.2013 N АС-4-2/6710, УФНС России по г. Москве от 30.07.2007 N 34-25/072141). Указанный акт составляется членами комиссии в одном экземпляре.
Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию, где они должны храниться при текстовых документах за данное число (письма УФНС России по г. Москве от 30.07.2007 N 34-25/072141, от 26.12.2006 N 22-12/115771, от 30.12.2005 N 09-24/668).
В случае предъявления покупателем кассового чека, содержащего несколько наименований товара, необходимо оформить акт о возврате денежных сумм по форме N КМ-3 в размере стоимости возвращённого товара с приложенным к нему кассовым чеком. При этом организация может выдать покупателю взамен копию чека, заверенную администрацией организации. На это указывает УФНС России по г. Москве в письмах от 08.06.2006 N 22-12/49655, от 02.11.2005 N 22-12/80195.
Отметим, возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, который выдан в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора организации (заведующего) или его заместителя (п. 4.2 Типовых правил).
Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользованным кассовым чекам, записываются в графу 15 Журнала кассира-операциониста (форма КМ-4), и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.
Как разъяснено в письме УФНС России по г. Москве от 09.07.2008 N 22-12/066519@, в графе 11 Журнала указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам (графа 10 - графа 13 - графа 15).
Согласно абзацу третьему п. 6.1 Типовых правил при закрытии предприятия по окончании работы на кассовой машине кассир должен составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному кассовому ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).
Поскольку выручка кассы за день уменьшается на сумму возврата, то в приходном кассовом ордере указывается фактическая сумма денежных средств, полученная в течение дня (с учетом возврата) (постановление ФАС Уральского округа от 26.06.2014 N Ф09-3350/14 по делу N А60-26808/2013). При этом на основании приходного кассового ордера в бухгалтерском учете отражается поступление денежных средств по дебету счета 50 "Касса" . Так как сумма денежных средств, возвращенная в день покупки покупателю, в приходном кассовом ордере не отражается, то в бухгалтерском учете сумма возврата в день покупки на счетах и 90 "Продажи" также не отражается.
2. При возврате товара не в день покупки (оплаты) возврат денежных средств через контрольно-кассовую технику не допускается (смотрите письмо Федеральной налоговой службы от 11.04.2013 N АС-4-2/6710). В связи с этим Акт о возврате денежных сумм покупателям (форма N КМ-3) не составляется.
Как разъясняют налоговые органы (смотрите, например, письма УФНС России по г. Москве от 01.10.2007 N 18-11/3/092847@, от 30.07.2007 N 34-25/072141, от 03.11.2006 N 22-12/97729), возврат денег покупателю не в день покупки производится только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорт или документ, его заменяющий). Дополнительно к заявлению прикладывается кассовый чек, подтверждающий произведенную оплату. Для возврата денег покупателю из главной кассы организации составляется (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).
Таким образом, возврат денежных средств из кассы не в день оплаты за товар должен осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера в соответствии с п.п. 6.1, 6.2 Указаний N 3210-У с обязательным внесением записи о выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу (п. 4.6 Указаний N 3210-У, смотрите также письмо Федеральной налоговой службы от 11.04.2013 N АС-4-2/6710).
Обращаем Ваше внимание, что выплата (возврат) за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги может производиться из полученной организацией (ИП) выручки (без зачисления ее на ) (п. 2 Указаний Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов").
Энциклопедия решений. Учет получения наличной денежной выручки через ККТ;
Энциклопедия решений. Учет выручки ККТ при передаче в кассу организации.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российской коллегии аудиторов Федорова Лилия
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Горностаев Вячеслав
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) С 1 января 2013 г. унифицированные формы не являются обязательными для применения компаниями (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Однако из этого правила существует исключение - обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (информация Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012). В частности, обязательными к применению остаются формы кассовых документов, поскольку использование унифицированных форм данных документов предусмотрено нормативными правовыми актами ЦБ РФ (смотрите также письма Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, от 27.05.2014 N 03-03-10/25243, ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941@).
*(2) Ни Типовые правила, ни постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132, которым утверждены формы КМ-3 и КМ-4 и указания по их заполнению, ни иные нормативные акты, регулирующие наличное денежное обращение и порядок применения ККТ, не требуют обязательного наличия объяснительной записки кассира-операциониста. Оформление данного документа является сугубо добровольным. Однако его наличие может быть полезным в случае возникновения спора с контролирующими органами (смотрите постановление ФАС Московского округа от 09.04.2008 N КА-А40/2670-08).
Согласно требованиям Закона № 54-ФЗ, применение ККТ при расчетах по сделкам купли-продажи с участием физлиц является обязательным. Покупатель при этом должен получить кассовый чек, а данные о выполненной операции пробиваются через онлайн-кассу и передаются в ФНС. В случае необходимости возврата денежных средств или корректировки суммы по чеку информация об этом также должна быть передана в ФНС. Рассмотрим случай частичного возврата денег по кассовому чеку.
Как происходит оформление?
По инициативе покупателя возврат выплаченных им средств может быть совершен в следующих случаях:
Несоответствие товара его заявленным характеристикам;
- если возврат продукции соответствующего качества происходит в течении отведенного срока (две недели);
- кассиром озвучена неверная сумма для оплаты, и при этом он уже принял платеж.
При частичном возврате денежных средств по чеку ККТ также возможна компенсация только по одной или нескольким позициям, пробитым в чеке. Для корректного оформления такого запроса от покупателя необходимы документы, которые обосновывают необходимость осуществления возврата:
Письменное заявление покупателя в свободной форме, подтвержденное собственноручной подписью покупателя;
- акт возврата товара с указанием причин обратной приемки.
После того, как указанные документы будут получены, кассиром формируются фискальные документы, свидетельствующие об изъятии денег из кассы или возврате по безналичному расчету. Если денег для возмещения в кассе недостаточно, то кроме вышеуказанных документов понадобится рекомендательное письмо о возврате денежных средств за товар. Согласно статье 22 закона от 07.02.1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей», продавец может осуществлять возврат средств в течение десяти дней после получения заявления на возврат от покупателя. Обратная выплата также должна быть зафиксирована в фискальных документах (письмо Минфина от 04.07.2017 г. № 03-01-15/42315).
Как частичный возврат по чеку проводится через ККТ?
Существует несколько способов:
1)Сформировать чек на принимаемый обратно товар в сумме его стоимости, указать в электронной и бумажной версии чека признак «возврат прихода».
2)В случаях, когда сложно выделить товар из общего кассового чека или сумма сделки указана неверно, пробивается аннулирующий чек на общую стоимость, затем формируется новый приходный документ на разницу между суммой по отмененному фискальному документу и размером возврата.
3)Если возвращаемый товар покупался в кредит и часть платежей по процентам уже выплачена покупателем, продавец обязан возместить как стоимость товара, так и расходы покупателя на погашение процентов по займу (согласно пункту 6 статьи 24 закона № 2300-1). В таком случае отдельно формируется фискальный документ о возмещении средств в размере стоимости товара, во втором чеке указывается компенсация процентных выплат.
Данные в чеке на возврат должны ссылаться на исходный кассовый документ, по которому выполняется корректировка. Все оформляемые фискальные документы по возврату должны быть выданы покупателю. Кроме того, при закрытии смены кассиром должен быть составлен отчет о состоянии счетчиков.
Если возвращаемый товар был оплачен наличными, деньги могут быть выданы покупателю из кассы. В случае безналичного расчета, возврат оформляется на карту покупателя.
Если причиной возврата стала ошибка кассира
Если ошибка обнаружена до того, как клиент ушел, необходимо оформить чек с признаком «возврат прихода» на сумму переплаты;
Если неточность замечена после ухода покупателя, нужно пробить чек коррекции и приложить к нему объяснительную кассира.
После оформления фискальных документов в конце рабочего дня смена на ККТ закрывается. Результаты всех операций с признаками «расход» и «возврат прихода» должны быть указаны в кассовой книге по РКО, операции по приходам вносятся в учетный регистр по ПКО.
