Должностная секретаря. Должностная инструкция секретаря, должностные обязанности секретаря, образец должностной инструкции секретаря

Posted On 09.12.2017

Главная / Должностные инструкции

Скачать должностную инструкцию
секретаря руководителя (.doc,90КБ)

I. Общие положения

1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению
4. Секретарь руководителя должен знать:
   1. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.
   2. 4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
   3. 4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
   4. 4.4. Организацию делопроизводства.
   5. 4.5. Методы оформления и обработки документов.
   6. 4.6. Архивное дело.
   7. 4.7. Машинопись.
   8. 4.8.

      Должностные инструкции

      Правила пользования приемно-переговорными устройствами.

   9. 4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
   10. 4.10. Правила печатания деловых писем сиспользованием типовых форм.
   11. 4.11. Основы этики и эстетики.
   12. 4.12. Правила делового общения.
   13. 4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники.
   14. 4.15. Основы административного права и законодательства о труде.
   15. 4.16. Правила внутреннего трудового распорядка.
   16. 4.17. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Секретарь имеет право:

1. Знакомиться спроектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Вернуться назад на Обязанности руководителя

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.

Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Секретарь имеет право:

Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

©2009-2018 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт.

Секретарь руководителя

Образец должностной инструкции секретаря руководителя

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее:

1) высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование;

1) не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.

1.3. Секретарь руководителя должен знать:

1) специфику основной деятельности организации;

2) основы административного права и трудового законодательства российской федерации;

3) руководящий состав организации и ее подразделений;

4) функции самоменеджмента;

5) принципы и правила планирования рабочего времени;

6) постановку целей;

7) правила проведения деловых переговоров;

8) особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);

9) основы управления временем;

10) телефонные контакты руководителя;

11) функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали;

12) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;

13) правила поддержания и развития межличностных отношений;

14) правила защиты конфиденциальной информации;

15) порядок подготовки и проведения командировок;

16) порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;

17) деловой протокол;

18) этику делового общения;

19) правила организации приема посетителей;

20) правила речевого этикета;

21) правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;

22) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;

23) правила сервировки чайного (кофейного) стола;

24) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;

25) комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;

26) правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;

27) составление сметы расходов;

28) основы написания речей и докладов руководителя;

29) правила делового общения, делового этикета;

30) этикет и основы международного протокола;

31) общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;

32) принципы, способы информирования сотрудников;

33) управленческую структуру организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности;

34) инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур;

35) требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты;

36) основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;

37) основы эргономики офиса и флористики;

39) состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;

40) правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);

41) действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

42) структуру, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности;

43) правила документационного обеспечения деятельности организации;

44) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;

45) правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);

46) виды документов, их назначение;

47) основы документной лингвистики;

48) правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);

49) правила подписания и утверждения документов;

50) правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;

51) грамматические правила русского языка;

52) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

53) современные информационные технологии работы с документами;

54) порядок работы с документами, схемы документооборота;

55) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

56) правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;

57) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

58) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

59) системы электронного документооборота;

60) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;

61) порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;

62) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

63) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;

64) правила подготовки и передачи дел в архив организации;

65) особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;

66) состав внешних информационных потоков;

67) состав внутренних информационных потоков;

68) структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб;

69) особенности формирования баз данных в организации;

70) современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;

71) методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;

72) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;

73) структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;

74) классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;

75) формы предоставления управленческой информации;

76) источники управленческой информации;

77) методика отбора источников информации;

78) требования, предъявляемые к управленческой информации;

79) ……… (другие документы, материалы и т.д.)

1.4. Секретарь руководителя должен уметь:

1) устанавливать цели, определять иерархию целей;

2) определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;

3) оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;

4) выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;

5) обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;

6) выбирать и оформлять планировщик;

7) вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;

8) расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;

9) выбирать оптимальный ритм работы;

10) анализировать причины невыполнения задач;

11) применять информационно-коммуникационные технологии;

12) вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя;

13) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;

14) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;

15) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;

16) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;

17) соблюдать служебный этикет;

18) оформлять авансовые отчеты руководителя;

19) организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;

20) оформлять командировочные документы;

21) обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;

22) обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;

23) применять способы делового общения;

24) использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;

25) организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;

26) управлять конфликтами;

27) учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;

28) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;

29) создавать положительный имидж организации;

30) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;

31) обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;

32) организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;

33) документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;

34) передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;

35) подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания);

36) сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;

37) соблюдать правила делового этикета и протокола;

38) поддерживать имидж организации;

39) создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации;

40) работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;

41) обеспечивать безопасность деятельности организации;

42) обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;

43) вести сроковую картотеку;

44) работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов;

45) использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя;

46) использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;

47) оценивать результаты в рамках поставленных задач;

48) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;

49) создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя;

50) применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;

51) оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием;

52) осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой;

53) осуществлять повседневный уход за копировальным аппаратом, замену и хранение картриджей, тонера;

54) контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания;

55) составлять и оформлять организационные и методические документы;

56) редактировать тексты служебных документов;

57) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;

58) пользоваться базами данных, в том числе удаленными базами данных;

59) использовать справочные правовые системы;

60) работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером;

61) пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы);

62) пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;

63) пользоваться электронной почтой;

64) пользоваться системами электронного документооборота;

65) пользоваться унифицированными формами документов;

66) оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов;

67) печатать служебные документы;

68) работать с компьютером, сканером;

69) работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;

70) пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами;

71) составлять и оформлять нормативные акты;

72) разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом действующих нормативно-методических документов;

73) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;

74) формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;

75) обеспечивать сохранность документов организации;

76) производить подготовку дел для передачи в архив;

77) осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации;

78) осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме;

79) составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы;

80) осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы;

81) вводить новые данные в справочно-информационные системы;

82) вводить в память компьютера электронные образы документов;

83) производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;

84) использовать современные технологии сбора и передачи информации;

85) осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя;

86) осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных;

87) осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;

88) предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате;

89) многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные;

90) обеспечивать оперативность информационных потоков;

91) работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);

92) ……… (другие навыки и умения)

1.5. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.6. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.7. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации:

1) оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени;

2) планирование рабочего дня секретаря;

3) организация телефонных переговоров руководителя;

4) организация командировок руководителя;

5) организация работы с посетителями в приемной руководителя;

6) организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий;

7) организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя;

8) организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;

9) разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря;

10) составление и оформление управленческой документации;

11) организация работы с документами в приемной руководителя;

12) организация хранения документов в приемной руководителя;

13) обеспечение руководителя информацией;

14) организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

1) осуществляет выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;

2) производит внесение информации в планировщик (органайзер);

3) производит согласование с руководителем временных планов;

4) производит согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;

5) производит информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;

6) производит предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;

7) осуществляет формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций;

3.1.2. В рамках трудовой функции планирование рабочего дня секретаря:

1) осуществляет выбор и оформление планировщика секретаря;

2) осуществляет ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе);

3) производит согласование планов с планами и сроками работы руководителя;

4) производит распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);

5) производит перенесение невыполненных запланированных задач;

6) осуществляет выполнение типичных ежедневных дел;

3.1.3. В рамках трудовой функции организация телефонных переговоров руководителя:

1) выполняет ведение базы телефонных контактов руководителя;

2) производит соединение руководителя с конкретными абонентами;

3) производит подготовку материалов для телефонных переговоров руководителя;

4) осуществляет регистрацию поступающих в приемную телефонных звонков;

5) производит перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам;

6) осуществляет получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;

7) осуществляет установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров;

8) осуществляет оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций;

3.1.4. В рамках трудовой функции организация командировок руководителя:

1) осуществляет подготовку проекта служебного задания руководителя;

2) осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке;

3) осуществляет выписку командировочного удостоверения и его регистрацию при необходимости;

4) выполняет подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта;

5) производит заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;

6) производит оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий;

7) производит подготовку документов к поездке руководителя;

8) выполняет уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки;

9) осуществляет проработку маршрута руководителя, увязку его с расписанием транспорта;

10) производит обработку материалов командировки, оформление отчета о командировке;

3.1.5. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями в приемной руководителя:

1) производит организацию личного приема посетителей руководителем;

2) производит установление порядка приема для различных категорий посетителей;

3) выполняет ведение журнала предварительной записи на прием;

4) производит регистрацию посетителей;

5) осуществляет содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;

6) осуществляет организацию приема деловых партнеров в офисе;

7) осуществляет организацию обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе;

8) выполняет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;

9) осуществляет принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя;

3.1.6. В рамках трудовой функции организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:

1) осуществляет подготовку повестки дня мероприятия;

2) производит оформление списка участников мероприятия;

3) осуществляет информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия;

4) осуществляет выбор места и времени проведения мероприятия;

5) осуществляет подготовку предварительной сметы расходов;

7) выполняет сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;

9) производит составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия;

10) осуществляет закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз;

11) осуществляет решение вопросов технического оснащения мероприятия;

12) оказывает помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;

13) осуществляет организацию подготовки президиума и рабочих мест участников;

14) осуществляет организацию встречи и регистрация участников мероприятия;

15) выполняет ведение протокола мероприятия;

16) осуществляет организацию сервисного обслуживания во время кофе-пауз;

17) осуществляет организацию культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения;

3.1.7. В рамках трудовой функции организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:

1) производит документальное оформление решений руководителя;

2) осуществляет доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя;

3) производит дкоординацию деятельности по исполнению решений руководителя;

4) осуществляет ведение срокового текущего и предупредительного контроля;

5) проводит проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок;

6) производит предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;

7) производит фиксацию исполнения поручений;

8) производит составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя;

3.1.8. В рамках трудовой функции организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

1) производит обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

2) осуществляет организацию приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;

3) осуществляет организацию оформления интерьера приемной руководителя;

4) производит оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой;

5) осуществляет организацию оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами;

6) производит обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;

7) производит заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания;

3.1.9. В рамках трудовой функции разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:

1) осуществляет разработку должностной инструкции секретаря;

2) осуществляет разработку положения о секретариате;

3) осуществляет разработку инструкции по делопроизводству;

3.1.10. В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации:

1) выполняет составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);

2) осуществляет печать служебных документов и других материалов;

3) выполняет размножение служебных документов;

4) осуществляет контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа);

3.1.11. В рамках трудовой функции организация работы с документами в приемной руководителя:

1) осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов;

2) выполняет подготовку документов для рассмотрения руководителем;

3) проводит учет документов, поступающих на имя руководителя;

4) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

5) выполняет создание и ведение базы данных документов руководителя;

6) выполняет ведение информационно-справочной работы;

7) производит контроль исполнения документов и поручений руководителя;

3.1.12. В рамках трудовой функции организация хранения документов в приемной руководителя:

1) осуществляет разработку разделов номенклатуры дел организации;

2) производит формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

3) выполняет подготовку и передачу дел в архив организации;

3.1.13. В рамках трудовой функции обеспечение руководителя информацией:

1) производит сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;

2) выполняет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;

3) осуществляет предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате;

4) производит выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных;

5) производит формирование и использование баз данных в организации;

3.1.14. В рамках трудовой функции организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации:

1) осуществляет информирование работников организации о решениях руководителя;

2) осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;

3) производит оповещение работников о предстоящих мероприятиях;

4) осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством;

5) производит информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам;

3.1.15. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.16. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Секретарь руководителя имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения).

Офис может работать без шефа, но не без секретаря

Джейн Фонда

Профессия секретаря на сегодняшний день одна из наиболее востребованных. Всего несколько лет назад фирме, как правило, был необходим лишь один единственный секретарь. Один человек занимался всем, включая прием звонков, распределение работы, например, целого автопарка, печать документов, чай-кофе для посетителей и составление рабочего дня босса.

Сегодня же в одиночку справляться с таким количеством обязанностей в крупных, да и в средних компаниях просто невозможно. Существует много компаний, где один сотрудник выполняет все секретарские обязанности, а в других организациях работает целый отдел секретарей, которыми управляет руководитель секретариата, все зависит от размеров фирмы, а также от специфики ее деятельности.

Мы постарались выделить и классифицировать все существующие секретарские должности в зависимости выполняемых функций и месте сотрудника в структуре организации.

Если допустить, что в компании трудится максимальное число секретарей, то работа отдела секретариата может выглядеть следующим образом.

Штат операторов на телефоне обзванивает потенциальных клиентов с предложением товаров или услуг. В то же время от клиентов идет поток звонков, потому что фирма дает рекламу в средствах массовой информации. Эти звонки принимает секретарь на телефоне и назначает позвонившим время посещения. Когда посетители приходят в офис, их встречает секретарь на ресепшн, который провожает клиентов в специальное помещение. Там внимательный администратор офиса, пока посетитель ожидает приема, предложит ему чай или кофе. А если в какой-то момент поток клиентов прекратился, то администратор наводит порядок в комнате для посетителей, раскладывает журналы, поливает цветы. При этом есть хозяйственный офис-менеджер, он рассылает курьеров и водителей и следит за наличием канцтоваров, контролирует функционирование офиса. У каждого руководителя личный секретарь, а у руководителей высшего звена еще и секретари-референты и личные помощники. Для полноты картины можно добавить операторов ПК, заполняющих базы данных, печатающих всю документацию, прайс-листы, проспекты, буклеты с постоянно обновляющейся информацией, а также секретарей-делопроизводителей, занимающихся ведением документации, осуществляющих учет и архивирование. Всеми секретарскими службами заведует руководитель отдела секретариата.

И это далеко не полный список секретарских должностей, поэтому попробуем объединить наиболее близкие специализации в некие базовые группы, чаще всего встречающиеся на практике, а именно:

телефонный оператор;
секретарь приемной/администратор/ Секретарь на ресепшн;
секретарь отдела;
секретарь-референт;
офис-менеджер/руководитель секретариата;
личный помощник/персональный ассистент.

Оператор на телефоне

Это, пожалуй, самая низкооплачиваемая, но наиболее востребованная позиция из всех офисных служб. Существует масса других названий данной должности, например сотрудник, чаще сотрудница, для работы на телефоне, менеджер для ведения переговоров, диспетчер на телефоне и т. п.

Основная обязанность такого сотрудника является работа с входящими или исходящими звонками. Как правило, работа не связана с непосредственным обслуживанием посетителей или выполнением заданий руководства.

, умение располагать к себе в ходе телефонной беседы
способности к технике продаж по телефону

Типичные функции:

Звонки от клиентов и заказчиков организации;
- звонки сотрудникам организации с дальнейшей переадресацией;
- звонки от сотрудников организации, участвующих в производственных циклах.

2. Осуществление продаж по телефону при исходящих звонках, либо при входящих звонках от клиентов.

3. Передача по телефону справочной информации.

4. Отображение в специализированных программах организации результатов приема телефонных звонков:

Запись информации о клиентах;
- Результаты продаж;
- Рекламные источники обращений звонков;
- и т.д.

Подобная должность существует обычно в крупных компаниях или в компаниях, ориентированных на большой поток клиентов (сервисные, справочные и прочие службы). Перечень требований к этому сотруднику невелик и обычно ограничивается наличием приятного голоса и желания работать.

Секретарь приемной/администратор/Секретарь на ресепшн

Это название происходит от наименования административной стойки reception, за которой расположено рабочее место секретаря. Отсюда самые разные варианты написания и произношения: ресепшн, рецепция, а также название самой профессии ресепшенист. Изначально такие должности, как и сами стойки администратора, существовали только в гостиницах и салонах красоты. Теперь во многих офисах, где ведут активную работу с посетителями, необходим такой человек. Схожие обязанности у диспетчера, дежурного секретаря, секретаря на телефоне и т. д.

Вакансию секретаря приемной открывают компании, в офисы которых поступает большое число телефонных звонков, приходит много посетителей. Поэтому на должность секретаря приемной обычно приглашают девушек с хорошими внешними данными.

Основные предъявляемые требования:

уверенное пользование компьютером и офисной техникой
знание иностранных языков факультативно
хорошие коммуникативные навыки

Типичные функции:

1. Прием звонков на русском и / или иностранных языках:

От клиентов и заказчиков организации
- звонки сотрудникам организации с дальнейшей переадресацией

2. Встреча и регистрация посетителей на reception

3. Получение писем, факсов, электронной документации
4. Выполняет некоторые другие мелкие поручения руководства. В некоторых случаях ведет статистику, принимает наличность, заполняет формы документов, печатает письма (без самостоятельного составления).
Чаще всего данная должность встречается в иностранных компаниях и российских фирмах, ориентированных на иностранных клиентов. Как правило, одно из основных требований к кандидатам на данную вакансию знание иностранного языка минимум на хорошем разговорном уровне.

Секретарь отдела

Секретарь работающий в составе какого-либо структурного подразделения компании (департамента, отдела, сектора и т.п.), нередко обладающий специальными знаниями, касающимися специфики работы соответствующего структурного подразделения.

Основные предъявляемые требования:

уверенное пользование компьютером и офисной техникой

высшее образование желательно либо специальные знания, касающиеся специфики работы соответствующего структурного подразделения
знание иностранных языков для иностранных компаний
хорошие коммуникативные навыки

Типичные функции:

1. Прием звонков, ответы на стандартные запросы в рамках работы данного структурного подразделения, переадресация звонков на конкретных сотрудников.
2. Встреча посетителей.
3. Покупка канцелярских принадлежностей.
4. Ведение делопроизводства структурного подразделения.
5. Просмотр почты, отбор и структуризация необходимой корреспонденции.

Данная должность встречается только в крупных компаниях имеющих структурные подразделения или множество отделов.

Секретарь-референт

Секретарь-референт больше нацелен на работу вне компании, то есть он выполняет распоряжения начальника, касающиеся общения с клиентами и партнерами, поэтому от него требуют знания иностранных языков. В компетенцию секретаря руководителя попадают вопросы, связанные с процессами, происходящими внутри компании, то есть он выполняет задания, имеющие отношения к самой фирме и ее сотрудникам.
Данный секретарь, также как и личный помощник, работает с одним лицом, но это чаще всего вторые лица компании (заместители директоров, вице-президенты, начальники департаментов и отделов и т.п.). Также секретарь-референт может работать и с первым лицом, без выполнения представительских и некоторых других функций личного помощника.

Основные предъявляемые требования:

высшее образование
опыт работы в аналогичной должности от года
исполнительность, ответственность, обучаемость
уверенное пользование компьютером и офисной техникой

Типичные функции:

1. Самостоятельное составление писем.
2. Контроль исполнения документов и заданий, подведомственного/нных непосредственному руководителю структурного/ых подразделения/й.
3. Составление рабочего графика руководителя.
4. Обзор и подготовка информации для руководителя.
5. Составление аналитических записок и справок для шефа.
6. Подготовка и обеспечение переговоров.

Офис-менеджер/руководитель секретариата

Офис-менеджер - это своего рода администратор офиса. Помимо обычных секретарских обязанностей на него могут возлагаться координация деятельности ряда служб компании (например, автомобильной), исполнение поручений сотрудников, как руководящих, так и рядовых. Эта позиция требует большей самостоятельности, чем должность просто секретаря или секретаря на ресепшн. Офис-менеджер вправе выполнять определенные проекты в пределах своей компетенции (изучение новых товаров и услуг, совершенствование систем работы компании). А также часто именно на этого секретаря возлагаются обязанности по организации корпоративных мероприятий, конференций, доставке обедов в офис и т.п.

Основные предъявляемые требования:
высшее образование
уверенное пользование компьютером и офисной техникой
ответственность, энергичность

Типичные функции:

1. Обеспечение жизнедеятельности офиса (организация закупки канцтоваров, доставки воды, контроль за наличием бумаги в принтерах, ксероксах и многое другое).

2. Решение административных вопросов (аренда здания, уборщицы, водители, секретари и многое другое).
3. Внедрение новых форм организации работы.
4. Представительские полномочия (в госорганах и т.п.).
5. Подбор, руководство и обучение подчиненного персонала.
Должность более типична для компаний с большими офисными помещениями.
Руководитель секретариата встречается только в крупных компаниях, со штатом секретарей в офисе не менее 58.

Личный помощник/персональный ассистент

Одна из самых ответственных секретарских должностей, требующая высшего пилотажа и профессионализма. Хороший помощник, кроме своих профессиональных знаний и навыков, должен иметь очень развитые способности к аналитической деятельности, быть самостоятельным в принятии решений, а самое главное, быть очень хорошим психологом и знать характерные привычки своего босса не хуже, чем его близкие родственники. Все документы, прошедшие через помощника и идущие на стол руководителю, должны быть безупречны. Знание делового этикета в высшей степени востребовано на этой должности. От умения личного помощника вести себя на деловых встречах зависит то, как воспримут руководителя участники этой встречи.
Другими словами это незаменимый помощник, который в курсе всех рабочих моментов и проблем своего руководителя. Предполагается, что данный секретарь работает исключительно с первым лицом. Основной задачей такого специалиста: стать "правой рукой" своего начальника, экономить его очень дорогое рабочее время, избавляя его по максимуму от тех рутинных вопросов и проблем, с которыми вполне может справиться профессиональный, квалифицированный секретарь.

Основные предъявляемые требования:

психологическая совместимость с руководителем
высшее образование
опыт работы в аналогичной должности от двух лет
исполнительность, ответственность, обучаемость, исключительная предупредительность
уверенное пользование компьютером и офисной техникой

Типичные функции:

1. Координирует действия руководителя.
2. Самостоятельно составляет документы.
3. Готовит материалы для совещаний и переговоров.
4. Готовит аналитические записки и справки.
5. Ведет протоколы совещаний, переговоров, собраний акционеров и совета директоров.
6. Переводит с иностранного языка по мере необходимости.
7. Проводит подготовку командировок руководителя (выбор, заказ гостиницы, билетов на транспорт, такси и т.п.).
8. Подчиняется только своему непосредственному руководителю. В редких случаях его работа может координироваться офис-менеджером.

Уровень заработной платы секретарей, зависит от предъявляемых секретарю требований к знаниям, опыту, навыкам и квалификации. Так же нельзя не учитывать финансовое положение конкретной компании и политику, проводимую ею, в отношении заработных плат своих сотрудников.
На уровень заработных плат секретарей, как правило, влияют следующие факторы:

• владение одним или несколькими иностранными языками;
• опыт работы на аналогичной позиции;
• наличие высшего образования;
• специальные навыки необходимые для конкретной должности, а так же знание специальных компьютерных программ;
• требования к внешности кандидатов.

Ниже представлена средняя заработная плата по г. Москве секретарей в зависимости от должности и вышеперечисленных факторов, влияющих на уровень заработных плат.

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 №37, относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей.

СЕКРЕТАРЬ - это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Международная ассоциация секретарей

Квалифицированный секретарь освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвертому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов

Но профессиональные задачи и функции секретаря в значительной степени определяются направлением и спецификой деятельности организации, ее корпоративной культурой, стилем работы руководителя и некоторыми другими факторами.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих приведены квалификационные характеристики следующих работников секретариата:

машинистки;

секретаря-машинистки;

секретаря руководителя;

секретаря-стенографистки;

администратора;

ученый секретарь.

Каждая квалификационная характеристика, включенная в Справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых работником функций.

Соответствие работника квалификационным требованиям является необходимым, но недостаточным условием его эффективной работы. В зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, размера, стиля управления перечень функциональных обязанностей секретаря может быть разным, и для их эффективного выполнения требуется не только соответствующий уровень профессиональных знаний, но и определенные навыки, умения, деловые и личностные качества.

Секретарь в коммерческой организации

В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в отношении секретарей разных уровней.

Рынок труда секретарей представлен сегодня такими должностями, как секретарь на телефоне, секретарь-reception; секретарь офиса; секретарь-референт; секретарь-делопроизводитель; офис-менеджер (администратор); секретарь-переводчик; помощник (личный секретарь) руководителя; руководитель секретариата.

Рассмотрим основные должностные обязанности и требования к этим категориям работников.

Секретарь на телефоне. К числу основных должностных обязанностей относятся ответы на телефонные звонки, их переадресация, прием факсов. Секретарь на телефоне должен знать основные правила ведения телефонных переговоров, хорошо владеть речью, уметь пользоваться оргтехникой. Дополнительным требованием является наличие приятного голоса.

В иностранных компаниях и российских фирмах, работающих с иностранными клиентами, похожая по характеру работы должность может называться секретарь-reception. Помимо ответов на телефонные звонки, в е обязанности входит встреча клиентов, организация переговоров. Одним из основных требований к кандидатам на данную вакансию является знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне.

Секретарь руководителя (офиса) выполняет довольно значительный объем обязанностей: прием телефонных звонков, встреча клиентов, ведение делопроизводства, снабжение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами. Секретарь руководителя должен знать систему документационного обеспечения управления, деловой этикет, уметь пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами.

К числу должностных обязанностей секретаря-референта, помимо перечисленных выше, относятся, планирование рабочего времени руководителя, подготовка и организация встреч, выполнение ответственных поручений. В связи с этим секретарь-референт должен хорошо знать сферу деятельности фирмы и ее руководящего состава, уметь работать с информационно-правовыми системами.

В крупных компаниях часто вводится должность офис-менеджера (администратора), в обязанности которого входит решение всех вопросов обеспечения жизнедеятельности офиса (закупка канцелярских товаров и расходных материалов, организация уборки помещений), руководство курьерами и секретарями, контроль за соблюдением рабочего графика и т.д. Офис-менеджер должен знать основы маркетинга, менеджмента, организации производства, уметь организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры. Обязательным требованием являются хорошие организаторские способности.

Должность секретаря-переводчика предусматривается в компаниях, ведущих активную внешнеэкономическую деятельность. Помимо свободного владения иностранным языком от специалиста требуются знание специальной терминологии, умение обеспечивать переговоры, владеть техникой устного и письменного переводов, возможность сопровождения руководителя в загранкомандировках. Обязательным требованием является знание делового этикета.

Помощник (личный секретарь) руководителя осуществляет контроль исполнения поручений, решений, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, помогает руководителю формировать конструктивные решения, организует встречи и переговоры, осуществляет планирование и организацию рабочего дня руководителя. Помощник руководителя должен владеть знаниями в области менеджмента, документационного обеспечения управления, должен знать основы организации труда, экономики и технологии. Дополнительными требованиями являются психологическая совместимость с руководителем, знание правил этикета.

Должность руководителя секретариата вводится, как правило, в крупных компаниях со штатом секретарей в офисе не менее 5-8. Основными должностными обязанностями являются расстановка, организация, координация работы секретарей и контроль за их деятельностью. В некоторых компаниях должностные обязанности руководителя секретариата частично совмещены с функциями администратора (офис-менеджера).

В последние годы в условиях новых экономических и социальных реалий стали формироваться интегрированные требования к секретарям. Фактически многие работодатели начинают предъявлять к работникам требования международных профессиональных стандартов. Основой профессиональных стандартов в Европе и США является стандарт ИСО-9000 - на нем базируются системы управления качеством, в центре которых стоит сертифицированный работник.

Каждая квалификационная характеристика, включенная в справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых работником функций.

В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в отношении секретарей разных уровней

Рынок труда секретарей представлен сегодня такими должностями как секретарь на телефоне‚ секретарь-reception‚ секретарь офиса‚ секретарь-референт‚ секретарь делопроизводитель‚ офис-менеджер‚ секретарь переводчик‚ помощник руководителя‚ руководитель секретариата.

Правовое регулирование деятельности секретаря осуществляется с помощью должностной инструкции. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции.

Значение должностной инструкции секретаря очень велико. Она прежде всего необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.

Должностная инструкция секретаря имеет определенную форму. При этом при ее разработке работодателю следует опираться на положение о структурном подразделении организации. Должностная инструкция и положение о структурном подразделении являются взаимосвязанными документами, которые дополняют друг друга. Эта взаимосвязь прослеживается в том, что обязанности каждого секретаря вытекают из задач и функций самого структурного подразделения организации.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке. Текст должностной инструкции секретаря включает в себя следующие разделы:

1) "Общие положения";

2) "Функции";

3) "Должностные обязанности";

4) "Права";

5) "Ответственность".

Необходимо также отметить‚ что эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия между ними. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом, стремлением добиться высокой эффективности работы своей организации, достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.

Также важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.