Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия (если работодатель принял решение о ведении таких документов). По закону дела ведутся только на госслужащих (см. Федеральный закон от 27.04.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента от 30.05.2005 № 609), для остальных, как уже было сказано, по решению и желанию руководства. Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить. Сколько хранятся личные дела сотрудников — определяет уже законодатель (конкретные сроки см. в разделе ниже).
Состав личного дела
Какие документы надо собирать и систематизировать на работников, определяет работодатель. Как правило сюда входят:
- анкета;
- заявление о приеме на работу (для простых смертных этот документ не обязателен, но для госов это заявление должно быть написано (см. пункт 2 статьи 26 );
- копии паспортов, дипломов, военных билетов и т. д.
Для госов такой список содержания дела регламентируется пунктом 16 Положения, утвержденного Указом Президента от 30.05.2005 № 609.
Все документы, которые подшиваются в дела, учитываются по внутренней описи.
Образец описи
Порядок ведения дел
Документы учета персональных данных работников ведут сотрудники отдела кадров, это их священная обязанность. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров строго регламентируется внутренней документацией.
Образец приказа
После подписания приказа о приеме на работу начинают формировать дело, т. е. дополнять по мере поступления документами до момента увольнения.
Дополнение к анкете по учету кадров
Первым подшивается дополнение к личному листку по учету кадров, затем персональные данные (анкета; копия паспорта, СНИЛС, ИНН и т. д.) и далее прилагают сведения о работе. Все страницы нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи, лежащей сверху.
Так, брошюруется отдельная папка, на титульном листе которой указывают: название организации, номер (если ведется нумерация), Ф.И.О. сотрудника, дата начала ведения (дата издания приказа о приеме), дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении), количество листов самого дела (данную графу заполняют отправляя дела в архив), срок хранения (прописывается при закрытии дела).
Кто имеет доступ к персональным данным
Разрешение на доступ к этим документам регламентируется приказом руководителя организации. Сам сотрудник организации имеет право на любую информацию из своего дела.
Образец листа ознакомления
Обязанность кадровика — не реже одного раза в год знакомить с личным делом государственного служащего, для коммерческих организаций такого требования не установлено. Факт знакомства с содержанием фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке, прилагаемой к делу гражданского служащего.
Хранение и учет личных дел работников
Дела можно хранить как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование —эти шкафы и сейфы должны исключать доступ к их содержанию третьих лиц. Документы в сейфах располагают по номерам, а в небольших организациях в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.
Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, определяется законодательно: в коммерческих организациях бумаги с содержанием персональных данных работников хранятся 75 лет (см. пункт 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), потом уничтожаются.
Для госов немного не так. Пока человек работает, его бумаги с персональными данными лежат в отделе кадров, после увольнения их переместят в отдельный шкаф (для уволенных) и будут там держать еще 10 лет. И только по истечению десятилетия эти документы будут переданы в архив, где срок хранения личных дел уволенных сотрудников будет определяться понятиями вечности (75 лет — почти что вечность).
Если в какой-либо период человек опять устроится в госорганы, сведения по нему поднимут и отправят вдогонку к новому работодателю по его письменному запросу.
Архивация личных дел уволенных сотрудников производится работниками из отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все могут готовить дела к архивации).
Ответственность за распространение персональных данных
Нарушители законодательства в области персональных данных могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).
Важно помнить, что работа с персональными данными без письменного согласия работника, если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет наложение штрафа (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):
- на граждан — от 3000 до 5000 руб.;
- должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
- юридических лиц — от 15 000 до 75 000 руб.
Важно помнить, что за разглашение персональных данных предусмотрена ответственность в виде увольнения для виновных лиц (см. подпункт «в» пункта 6 статьи 81 ТК РФ).
В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.
Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.
Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.
Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.
Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.
Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.
Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.
Важно! Прежде чем собирать личную информация работника следует предварительно подписать с ним заявление на то, что она дает свое .
Оформление и ведение личного дела
Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.
В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.
Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.
При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.
При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.
В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.
Документы, включаемые в личное делопроизводство
В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.
В личном деле должен присутствовать , а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.
По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его , объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также и .
Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в .
Образец заполнения титульного листа и описи личного дела
В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.
Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.
Личное дело формируют при приеме сотрудника на работу в порядке, который разработан работодателем с учетом особенностей делопроизводственных процессов организации. При этом учитываются и общие принципы, в соответствии с которыми осуществляется ведение кадровых документов.
Материалы по теме:
Какие организации ведут личные дела работников в обязательном порядке
Нормативные документы Росархива определяют «личное дело» как «систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника».
Однако, в соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения (Федеральный закон от 27.04.2004 № 79-ФЗ). Порядок ведения личных дел государственных и муниципальных служащих регламентируется положением, утвержденным Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).
Обязанность и порядок ведения личных дел работников также могут быть установлены отраслевым регламентом или головной организацией. Коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.
При этом формировать личные дела могут не на весь персонал, а только на:
- руководителей и их заместителей;
- ведущих специалистов;
- работников, с которыми заключили договоры о материальной ответственности (бухгалтеры, кассиры и т. д.);
- сотрудников, которые входят в кадровый резерв.
Но, как показывает практика, проще вести личные дела всех сотрудников независимо от занимаемой ими должности, поскольку такое дело - упорядоченный источник сведений о каждом работнике, доступный в любое время.
К акие документы подшиваются в личное дело работника
Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить своим локальным внутренним актом. Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел.
Формирование личного дела начинается сразу после того, как стороны подписали трудовой договор и приказ о приеме на работу. Кроме этих документов, в числе первых в папку подшивают копии документов об образовании и имеющейся у работника квалификации, а также копии свидетельств ИНН и СНИЛС. После внесения изменений в пенсионное законодательство вместо СНИЛС работник может представить справку, подтверждающую регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде.
Положение о порядке ведения личных дел сотрудников
Скачать образец
Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, которые подтвреждают изменение:
- семейного положения работника;
- паспортных данных, например, смену фамилии;
- уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации.
Кроме этого, при оформлении личных дел сотрудников в них подшивают:
- дополнительные соглашения, заключенные с работником;
- приказы о переводе или изменении должности, должностного оклада, стажировке и пр;
- должностные инструкции, собственноручно подписанные работником;
- документы, подтверждающие результаты аттестации, тестовых испытаний при приеме на работу;
- характеристики сотрудника;
- копии документов о награждении, взысканиях или поощрениях.
Скачайте образцы документов
Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника.
Порядок ведения личных дел, установленный локальным актом работодателя, может содержать о наличии в пакете документов фотографии работника. Это также облегчит работу человеку, отвечающему в организации за кадровое делопроизводство.
Какие документы не подшивают при оформлении личного дела работника
Трудовая книжка и личная карточка работника не хранятся в его личном деле - согласно требованиям инструкций, они должны хранится отдельно. Для их хранения выделяют , металлический шкаф или даже специальное помещение, позволяющее обеспечить их сохранность.
Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет. Это, например:
- приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов;
- заявления на отпуск или предоставление отгула;
- медицинские справки о состоянии здоровья;
- справки с места жительства;
- материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.
Проверьте, нет ли в личных делах ваших сотрудников опасных документов
Пройти тест и найти опасные документы
Какие документы нельзя хранить в личном деле работника
В статье 86 ТК РФ приведен закрытый перечень тех целей, для которых работодатель вправе собирать, обрабатывать и хранить персональные данные сотрудника. Это:
- обеспечение соблюдения законодательства и локальных нормативных актов;
- трудоустройство;
- повышение образовательного уровня и продвижение по службе;
- обеспечение личной безопасности сотрудников;
- контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечение сохранности имущества.
Если наличие документа в папке дела не отвечает ни одной из перечисленных целей, хранить его нельзя.
После увольнения работника также отпадает необходимость хранения в личном деле копии его паспорта, СНИЛС, диплома. Поэтому в локальном акте, регламентирующем порядок ведения личных дел работников, нужно предусмотреть выемку и уничтожение копий документов, содержащих ненужную уже информацию личного характера перед передачей дел на архивное хранение.
➤ Нужно ли уничтожать копии личных документов после увольнения сотрудника?
Нельзя хранить в личном деле копии:
- паспорта;
- СНИЛС;
- военные билеты;
- дипломы об образовании;
- свидетельства о заключении брака;
- свидетельства о расторжении брака;
- свидетельства о рождении ребенка;
- свидетельства о перемене имени.
Кто имеет доступ к личному делу работника
Ведет личные дела персонала сотрудник, назначенный ответственным приказом руководителя, или же тот, в чьи обязанности это включено должностной инструкцией. Работодатель также должен в произвольной форме составить приказ и утвердить список тех должностей, которые будут уполномочены работать в организации с персональными данными и иметь доступ к личным делам. Сам работник имеет право доступа к своему личному делу без всяких условий.
Факт ознакомления работника или сотрудника, имеющего служебный доступ к персональной информации, с содержанием дела фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке. Лист ознакомления подшивается в папку или наклеивается на внутреннюю сторону ее обложки.
Лист ознакомления с личным делом
Скачать образец
В каком порядке вести личные дела работников организации
Для хранения документов работника используется отдельная папка, на ее титульном листе указывают:
- название организации, номер (если ведется нумерация),
- Ф.И.О. сотрудника,
- дату начала ведения (дату издания приказа о приеме),
- дату окончания его ведения (дату издания приказа об увольнении),
- количество листов самого дела (данную графу заполняют отправляя дела в архив),
- срок хранения (прописывается при закрытии дела).
Титульный лист личного дела работника
Скачать образец полностью
Сверху подшивают дополнение к личному листку по учету кадров, затем персональные данные (анкету; копию паспорта, СНИЛС, ИНН и т. д.) и далее прилагают сведения о работе. На каждой странице проставляется ее номер, а сведения обо всех документах вносят во внутреннюю опись, подшитую в папку сверху.
Внутренняя опись личного дела
Скачать образец полностью
Хранение личных дел
Обычно, личные дела действующих сотрудников предприятия находятся на текущем хранении в кадровой службе и получают статус законченного делопроизводства после того, как сотрудник уволится - в этом случае они должны быть переданы в архив организации на хранение не позднее, чем через три года. Но когда речь идет о государственной службе, оформление личного дела в архив допускается в соответствии с нормативами только через 10 лет. Это обусловлено тем, что при переводе чиновника в другое ведомство его личное дело должно быть передано по новому месту работы.
В таблице представлены требования к срокам хранения личных дел, установленные в соответствии со статьей 22.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558
|
Документы по личному составу |
Созданные до 2003 года |
Созданные после 2003 года |
|
Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов |
75 лет с даты создания |
50 лет с даты создания |
|
Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности |
75 лет со дня поступления |
50 лет со дня поступления |
|
Сформированные в иных организациях |
75 лет с даты создания |
50 лет с даты создания |
|
Личные дела руководителей |
постоянно |
постоянно |
Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.
Чем регламентируется порядок их ведения
В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.
После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.
Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.
Видео — о ведении личных дел сотрудников:
Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.
Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:
- какие документы входят в состав ЛД;
- кто формирует ЛД;
- где должны храниться папки с ЛД работников.
Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.
Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.
Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.
Формирование личного дела сотрудника
Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:
- все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
- документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
- ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.
Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.
Что в нем должно быть
В состав личного дела могут входить следующие документы:
- личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
- копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
- заявление работника о приеме на работу;
- один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
- копия приказа о приеме на работу;
- заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
- документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
- отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
- копия приказа об увольнении;
- заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.
Видео — состав личного дела:
Личная карточка сотрудника по форме Т-2
Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.
Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:
- все персональные данные работника;
- об образовании работника;
- о стаже работника;
- о родственниках;
- о месте жительства;
- о воинском учете;
- о работе и ее изменениях;
- информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
- информацию об отпусках работника;
- сведения об увольнении.
То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.
Видео — как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:
Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.
Хранение
Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.
Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа.
Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.
Видео — личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:
Что делать с личными делами уволенных работников
После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.
Сроки хранения
Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.
Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:
- личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
- все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.
Порядок передачи в архив
Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:
- вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
- вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.
После этого личное дело отправляется в архив на хранение.
Какие есть нюансы
При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:
- они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
- если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
- если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
- как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;
Видео — форма согласия на обработку персональных данных:
- на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
- трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.
Законодательство о защите персональных данных предполагает достаточно суровое наказание за нарушения - вплоть до уголовной ответственности. Проверьте себя: не осталось ли в личных делах ваших сотрудников запрещенных к хранению документов?
В личном деле сотрудника могут лежать только документы (копии), касающиеся его работы: о поступлении на работу, работе в компании, повышении в должности, прекращении трудового договора и пр.
Категорически нельзя хранить копии паспорта, военного билета, прав на вождение автомобиля, СНИЛС, диплома об образовании, свидетельства о заключении или расторжении брака, смене фамилии, рождении ребенка. Если эти документы действительно нужны для решения рабочих задач, например для начисления пособий, готовьтесь обосновать это при возможной проверке. Хранить такие документы или их копии разрешено не более 30 дней.
Эти требования не касаются государственных и муниципальных служащих. Для госсектора разработаны отдельные требования (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609, Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ).
За нарушения предусмотрена административная ответственность - штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей;
- для должностных лиц - от 1 000 до 5 000 рублей.
Резюме
Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя. Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника. Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника.
Видео — если не в личном деле, то где хранить документы по работнику:
