Когда изменение обусловлено одной из причин:
После того, как руководитель накладывает разрешительную резолюцию на заявление, отдел кадров составляет указ о предоставлении отпускных дней.
Если причина — производственная необходимость по инициативе работодателя , сначала издается соответствующий указ.
Работника должны ознакомить с ним и получить на руки .
- не были произведены отпускные выплаты за 3 дня до его начала;
- сотрудник не был извещен о начале отдыха за 2 недели;
- сотрудник исполнял какие-либо государственные обязанности (например, работал в избирательной комиссии).
Унифицированной формы для подготовки документа об изменении отпускного графика не существует . Поэтому работники кадрового отдела могут самостоятельно подготовить типовой образец или составить произвольный текст.
Указ состоит из:
В документе могут фигурировать указания специалистам отдела кадров о внесении изменений в утвержденный раннее график.
Примеры
Изменение отпускного графика по инициативе работника возможен в случае соглашения сторон. Если работодатель против изменения сроков, закон будет на его стороне и сотрудник отправится отдыхать в соответствие с графиком .
Те же правила справедливы в отношении изменений графика по семейным обстоятельствам.
Указ о переносе отдыха на другой срок-образец составления :
ПРИКАЗ №452/1
На основании личного заявления менеджера по рекламе Сухушиной В.Р.
Приказываю
перенести ежегодный оплачиваемый отпуск Сухушиной В.В. с 05 мая по 20 мая 2015 года на период с 08 по 24 июня 2015 года. Менеджеру по персоналу Ильиных Г.П. изменить график в соответствии с приказом.
Директор Перемитенко В.Д.
С приказом ознакомлены:
Менеджер по персоналу Ильиных Г.П.
Что делать, если во время оплачиваемого отдыха сотруднику случилось заболеть
или получить травму? Работодатель предоставляет ему право
продлить отпускные, или перенести их, предварительно согласовав дату
. Основанием указа станет , с приложенным листком нетрудоспособности
.
Переносится то количество дней нетрудоспособности, которое пришлось на отпускной период .
Например, начальник АХЧ Глазьев И.Х. находился на отдыхе с 24 августа по 20 сентября 2015 г. 9 сентября он получил травму, больничный лист закрыл 23 сентября. 24 сентября Глазьев вышел на работу, предоставил листок нетрудоспособности и написал заявление, чтобы перенести части отпускных дней. Период болезни составил 16 дней, 12 из которых пришлись на время отдыха.
Приказ о переносе отдыха в связи с больничным листом-образец составления :
ПРИКАЗ №234/7
О переносе отпуска
Приказываю
перенести основной оплачиваемый отпуск начальника АХЧ Глазьева И.Х. продолжительностью 12 (двенадцать) календарных дней на период с 13 по 25 октября 2015 года.
Основание: личное заявление начальника АХЧ Глазьева И.Х., листок временной нетрудоспособности 0072513 от 09.09.2015 г.
Исключением из правила будет случай, когда специалист уходит на отдых с последующим увольнением и заболевает или получает травму. Перенести дни нельзя .
Вне зависимости от утвержденного графика, беременная
работница может воспользоваться правом на очередной отдых до или после ухода на больничный по беременности и родам.
Даже если она не отработала в организации положенные 6 месяцев или решила взять отпускные дни «авансом» («заработала» 26 дней из 28, но может написать заявление на 28), работодатель не в праве ей отказать.
Каких-либо особенностей не будет, документ оформляется в обычном порядке .
Производственная необходимость может быть основанием для изменения отпускного графика не для всех категорий работников.
Исключением будут:
- несовершеннолетние;
- беременные женщины;
- сотрудники, осуществляющие деятельность на вредных производствах.
Отгулять отпускные дни сотрудник должен в течение года со дня изменения графика.
Например, в учреждении должна пройти аккредитация, которая по срокам совпадает с отпуском юриста. Присутствие юриста на рабочем месте обязательно и директор принимает решение разрешать ли изменения графика по требованию специалиста.
Образец составления (отдельный файл можно скачать ниже) :
ПРИКАЗ №452/1
В связи с производственной необходимостью
Приказываю
Перенести основной оплачиваемый отпуск юристу Юн А.В. с 01 мая по 20 мая 2015 года продолжительностью 25 дней на период с 01 по 20 июня 2015 года.
Менеджеру по персоналу Ильиных А.П. изменить график отпусков в соответствии с приказом.
Ознакомить с приказом юриста Юн А.В.
Директор Перемитенко В.Д.
С приказом ознакомлены:
Менеджер по персоналу Ильиных А.П.
Срок хранения
Приказы о отпуска сотрудников подлежат обязательной регистрации в журнале регистрации приказов по личному составу. Хранятся 5 лет .
Подчеркнем, что перенести можно лишь основной отпуск . На дополнительные или учебные это правило не распространяется .
Соблюсти все формальности при оформлении документов не так сложно. Важнее, чтобы все стороны сумели договориться без конфликта. Тогда отпуск станет долгожданной наградой сотруднику и не вызовет головную боль у работодателя.
По инициативе работника или ввиду особенностей производственного процесса период отдыха может изменяться. Основанием для кадровых изменений выступает приказ о переносе даты отпуска.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Внутренний документ оформляют за 14 дней до начала отпускного времени с обязательным уведомлением подчиненного.
Нормы ТК РФ
Для понимания сути документа прилагаем наглядный образец:
Скачать бланк, подходящий для всех типов предприятий, можно ниже.
Где регистрируется приказ?
Регистрация документа осуществляется в порядке, установленном на конкретном предприятии. Запись выполняется в журнале регистрации внутренних актов.
Сроки и место хранения
Приказы хранятся в архиве на протяжении 5 лет. Им присваивается регистрационный номер с соответствующей записью в журнале.
Доступ к документу есть у сотрудника, которому перенесли отпуск, работника архива, аудиторов и руководства.
Внесение изменений в кадровые документы
Распоряжение о переносе времени отпуска сопровождается внесением корректировок в график отпусков.
Для этой операции в форме Т-7 отведены две графы:
- № 8 – основания для изменения даты отдыха;
- № 9 – дата, на которую перенесены отпускные дни.
Изменения также отображаются в табеле учета рабочего времени по факту ухода сотрудника в отпуск.
Порядок ознакомления
Работнику направляется уведомление в произвольной форме. Ее кадровый специалист составляет самостоятельно или может скачать бланк, представленный ниже:
Окончательным согласием на перенос отпуска является подпись лица.
Основания для отказа работодателя и работника
Главная причина для отказа в переносе отпуска со стороны работодателя – производственная необходимость.
Подчиненному допускается использовать формулировку «Ознакомлен, но не согласен», с указанием основания отказа.
Перенесение даты отпускного периода – нормальное явление на предприятии. Его причинами являются непредвиденные ситуации и невозможность решения задач производства другими сотрудниками.
При возникновении конфликтных ситуаций сотруднику рекомендуют обратиться в профсоюз или Комиссию по решению трудовых споров.
Вопросы и ответы
Возможен ли перенос, если отдых не по графику?
Работодатель может отказать в отдыхе, если причина переноса не уважительна, а подчиненный проработал в компании менее 6 месяцев.
Исключения существуют для почетных доноров России, служащих по совместительству и мужчин в случае декретного отпуска супруги.
Как быть, если дни уже оплачены?
Перенос разрешен на основании .
Выплаченные деньги подчиненный возвращает в кассу, использует как или пишет заявление с просьбой вычесть средства из заработной платы.
За сколько дней до отдыха необходимо оформлять приказ?
По общему правилу ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику в соответствии с заранее составленным и согласованным графиком отпусков. Такой график является обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Однако в некоторых случаях по инициативе работника или работодателя отпуск может быть перенесен на другой срок. О том, как составить приказ о переносе отпуска, расскажем в нашей консультации.
Когда переносится отпуск
Случаи, когда отпуск работника может быть перенесен, указаны в ст. 124 ТК РФ . К ним относятся, например, временная нетрудоспособность работника, которая пришлась на период отпуска, исполнение работником во время отпуска гособязанностей, если это предусматривает освобождение от работы. Переносится отпуск по просьбе работника, если ему не были за 3 календарных дня до отпуска перечислены отпускные или он был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за 2 недели.
Кроме того, в исключительных случаях, когда уход работника в отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации или ИП, работодатель с согласия работника может перенести отпуск на следующий рабочий год.
Конечно, отпуск может переноситься на другой срок и по инициативе самого работника (например, по семейным обстоятельствам), если работодатель при этом не возражает.
Подробнее о случаях переноса отпуска и форме заявления, которое может потребоваться от работника, мы рассказывали в нашей .
Составляем приказ о переносе сроков отпуска
Поскольку уход работника в отпуск влияет на отражение информации о нем в табеле учета рабочего времени и расчет зарплаты, изменение отпускных планов также нужно документально зафиксировать. Для этого составляется приказ в произвольной форме. В нем отражаются сведения о работнике, чей отпуск переносится, причина переноса, а также новые сроки отпуска. Учитывая, что для переноса отпуска обычно требуется согласие работника, оно является обычно основанием для составления приказа. С приказом о переносе отпуска необходимо ознакомить работника под роспись.
Сведения об изменении сроков отпуска нужно отразить в графике отпусков.
Приведем образец заполнения приказа о переносе отпуска работника в связи с тем, что ему своевременно не были выплачены отпускные.
Практически в любой организации может возникнуть ситуация, когда приходится переносить отпуск работника. Она возможна как по инициативе работника (он вправе обратиться с соответствующей письменной просьбой к работодателю), так и по инициативе работодателя (например, когда предоставление отпуска в установленное графиком время может негативно отразиться на ходе выполнения работы в компании). Однако не все работодатели оформляют такой перенос отдыха работника. Или же они берут от сотрудника заявление и не вносят корректировки ни в какие документы. Сегодня расскажем, по каким причинам можно перенести отпуск сотрудника, и опишем порядок действий работодателя.
Основания для переноса отпуска
Согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. При этом продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска не может быть менее 28 календарных дней.
Помимо основного оплачиваемого отпуска работникам полагаются различные дополнительные отпуска за характер работы, условия труда или по иным причинам (за вредные условия труда, ненормированный рабочий день и пр.). Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и не ограничивается максимальным пределом (ст. 120 ТК РФ).
В соответствии со ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года согласно очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. В силу ст. 123 ТК РФ такая очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
Примечание. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Если работодатель не исполнил данную обязанность и не предупредил своевременно о времени начала отпуска, по письменному заявлению работника он обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
Аналогичным образом должен поступить работодатель в случае, когда работнику своевременно не была произведена оплата ежегодного отпуска. Напомним, что в силу ст. 136 ТК РФ отпуск оплачивается не позднее чем за три дня до его начала.
Обратите внимание на один нюанс: отпуск переносится, только если от работника поступит соответствующее письменное заявление, то есть не нужно самостоятельно обращаться к работнику с информацией о переносе отпуска по названным причинам.
А вот если во время отпуска работник заболел (и у него имеется листок временной нетрудоспособности), исполнял государственные обязанности, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы (к государственным обязанностям относятся, в частности, участие в судебном заседании в качестве присяжного заседателя, свидетеля, эксперта, переводчика, направление на военные сборы, вызов на допрос в органы дознания или следствия, в прокуратуру в качестве свидетеля, потерпевшего, их законного представителя или понятого), отпуск продлевается автоматически. Для переноса на другой срок оставшихся дней отпуска от работника должно поступить соответствующее заявление (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Приведем пример такого заявления работника.
Директору ООО «Цветы»
П. О. Горшкову
Заявление.
Мне был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 10 по 28 февраля 2014 года, однако 4 (четыре) дня данного отпуска (с 18 по 21 февраля 2014 года) я болел, что подтверждается листком временной нетрудоспособности, выданным ГБУЗ «Городская поликлиника N 37».
Учитывая вышеизложенное, на основании абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ прошу перенести 4 (четыре) дня отпуска на другой срок, а именно с 16 по 19 июня 2014 года.
Приложение: листок временной нетрудоспособности от 18.02.2014.
03.03.2014, Шарков
Перенести отпуск придется и тогда, когда в локальных или иных нормативных актах для этого установлены соответствующие основания. Так, если правилами внутреннего трудового распорядка болезнь члена семьи предусматривается в качестве основания для продления или переноса ежегодного оплачиваемого отпуска, работодатель при представлении работником листка нетрудоспособности по уходу, например, за ребенком должен перенести или продлить ему отпуск (Письмо Роструда от 01.06.2012 N ПГ/4629-6-1).
Обратите внимание! В исключительных случаях, когда предоставление работнику отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации или индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенос отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлен.
В любом случае запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.
Как было сказано в преамбуле, основания для переноса отпуска могут возникнуть не только у работодателя: работник может попросить об этом в заявлении (например, по семейным обстоятельствам).
Директору ООО «Цветы»
П. О. Горшкову
От корреспондента Л. Н. Шаркова
Заявление.
В соответствии с графиком отпусков на 2014 год ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен мне с 17 марта на 28 календарных дней.
На основании абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ прошу изменить дату начала отпуска и предоставить его с 28 апреля на 28 календарных дней.
03.03.2014, Шарков
Оформляем документы для переноса отпуска
Итак, как только появляется одно из названных выше обстоятельств, документально подтвержденных (заявление работника о переносе отпуска, листок нетрудоспособности, уведомление работодателя о переносе отпуска, справки и пр.), издается приказ в свободной форме. Приведем пример.
Общество с ограниченной ответственностью «Цветы»
| Г. Саранск | 6 марта 2014 года |
Приказ
о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
В связи с тем, что во время ежегодного оплачиваемого отпуска (с 10.02.2014 по 28.02.2014) корреспондент Леонид Николаевич Шарков в течение четырех календарных дней (с 18.02.2014 по 21.02.2014) был временно нетрудоспособен (листок временной нетрудоспособности от 18.02.2014, серия ББ N 12345678), руководствуясь статьей 124 Трудового кодекса и на основании заявления Л. Н. Шаркова от 03.03.2014
Приказываю:
1. Перенести четыре календарных дня отпуска Л. Н. Шаркова на период с 16 по 19 июня 2014 года.
2. Бухгалтерии произвести перерасчет отпускных.
3. Начальнику отдела кадров внести изменения в график отпусков.
| Директор | Горшков | П. О. Горшков |
С приказом ознакомлен:
Шарков, 06.03.2014
Если уже был издан приказ о предоставлении работнику отпуска, он должен быть отменен.
Приказ о переносе отпуска должен быть зарегистрирован в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).
С приказом о переносе отпуска необходимо ознакомить работника под роспись, а если он отказывается — составить соответствующий акт. Дополнительно на самом приказе можно сделать надпись об отказе в ознакомлении с приказом. Конечно, составление акта и надпись на приказе не предусмотрены законодательством для таких случаев, однако мы все-таки рекомендуем сделать это для подтверждения отказа в случае возникновения спора (например, о дате переноса отпуска).
Теперь нужно внести изменения в график отпусков, табель учета рабочего времени и, возможно, в личную карточку. В последний документ вносятся поправки, если запись о предоставлении ежегодного отпуска в нем уже произведена и в связи с переносом меняются даты отпуска. Чтобы скорректировать запись об отпуске, в разд. VIII «Отпуск» после записи об отпуске, который переносится, следует указать, какое количество дней отпуска использовано, а также то, что оставшаяся часть отпуска перенесена. В качестве основания для внесения такой записи необходимо отразить реквизиты приказа о переносе отпуска.
Относительно внесения изменений в график отпусков (унифицированная форма Т-7) скажем следующее. Некоторые кадровики издают отдельный приказ о внесении изменений в график отпусков, однако мы полагаем, что этого делать не нужно. Специально для фиксации переноса отпуска в графике предусмотрены графы 8 «Основание (документ)» и 9 «Дата предполагаемого отпуска»: именно в них указываются реквизиты приказа о переносе отпуска и новый период отдыха, согласованный с работником.
Графа 10 «Примечание» графика отпусков также может заполняться кадровым работником при переносе отпуска. Например, в нее можно вписать причины переноса отдыха работника (например, «Отпуск перенесен в связи с задержкой выплаты отпускных»). Однако, поскольку график отпусков практически всегда проверяется инспекторами ГИТ при проведении контрольно-надзорных мероприятий, кадровики самостоятельно определяют, заполнять графу 10 или нет.
Подведем итог
В заключение кратко скажем о последовательности действий кадрового работника при оформлении переноса отпуска сотруднику. Итак, при возникновении причин переноса отпуска как со стороны работодателя (несвоевременная оплата отпуска, неоповещение работника об отпуске не менее чем за две недели и пр.), так и со стороны работника (временная нетрудоспособность, семейные обстоятельства и пр.) и их документальном подтверждении оформляется приказ о переносе отпуска. На основании такого приказа корректируются график отпусков, личная карточка и табель учета рабочего времени.
Иногда обстоятельства вынуждают работодателя издать приказ о переносе отпуска сотрудника. Расскажем, при каких условиях возможно оформление этого документа и приведем его образец.
Основание
По закону перенос отпуска в связи с производственной необходимостью предприятия возможен в силу части 3 статьи 124 Трудового кодекса РФ. Сразу заметим, что в этой норме речь идет о смещении дат отдыха на следующий год, но это не принципиально.Согласно ТК РФ, перенос отпуска по инициативе работодателя возможен только при соблюдении следующих условий:
- имеет место исключительная ситуация;
- предоставление сотруднику отдыха в текущем рабочем году может отрицательно сказаться на стандартном ходе работы предприятия;
- необходимо заручиться согласием сотрудника на перенос его отпуска на следующий рабочий год.
Как видно, перенести отпуск в связи с производственной необходимостью допустимо только в исключительных случаях. Однако в законе они нигде не прописаны. Поэтому нередко на практике возникают спорные ситуации. Но в любом случае последнее слово - за работником, которого подталкивают к переносу своего планового отдыха.
Переносить отпуск можно только на 1 год вперёд и не более.
На сколько бы времени ни был перенесен основной отдых, оформляют это дело приказом о переносе ежегодного отпуска.
А вообще - нужен ли приказ о переносе отпуска? Формально - нет. Обязанности его издавать у работодателя нет. Просто так удобнее. Тем более такой приказ служит основанием для корректировки графика отпусков.
Если отказ
Очень тонкий вопрос - может ли работодатель отказать в переносе отпуска. По общему правилу - да. Причем подтверждать отказ отдельным письменным документом - не нужно. Логика такова: график отдыха всех сотрудников уже утвержден. А это - внутренний общеобязательный для обеих сторон акт.Однако бывают и обоснованные причины сдвига дат отдыха. Таковыми их признает статья 124 ТК РФ. Поэтому перенос отпуска в этих случаях - это обязанность работодателя:
- Временное недомогание (в т. ч. травма), подтвержденное документом из медицинского учреждения.
- Исполнение во время основного отпуска государственных обязанностей, которые освобождают от работы (например, участие в суде).
- Ситуация предусмотрена трудовым законодательством (дни отдыха вовремя не оплачены, не сообщено о начале отпуска).
- Ситуация предусмотрена внутренними трудовыми правилами организации.
Требования к документу
Законом не утвержден обязательный или примерный бланк (образец) приказа о переносе отпуска. Поэтому его оформляют в свободной форме с учетом правил документирования трудовых вопросов, принятых или сложившихся в конкретной организации.
|
Кстати, приказ на перенос отпуска по семейным обстоятельствам оформляют примерно так же. Разница в одном: в качестве документального основания будет указано только заявление сотрудника, в ответ на которое руководство пошло ему навстречу.
В основном образец заполнения приказа о переносе отпуска будет различен в зависимости от того, кто инициатор сдвига дат отдыха - сотрудник или его руководство.
Иногда предприятие не имеет права давать отказ в переносе отпуска по желанию работника. Например, когда сотрудница желает взять ежегодный отпуск:
- перед декретным;
- вслед за ним;
- по завершении отпуска по уходу за ребенком.
Где и как зарегистрировать
Трудовое законодательство не регламентирует, где регистрировать приказ о переносе отпуска. Поэтому достаточно соблюсти порядок, который установлен на предприятии. В большинстве случаев - сделать соответствующую пометку в журнале регистрации приказов и распоряжений по кадровым вопросам.Уведомление сотрудника
Форма уведомления работодателем работника о переносе отпуска тоже законом не утверждена, хотя его всегда нужно направлять сотруднику, поскольку нужно его одобрение. Выглядеть уведомление может примерно так:
|
Очень важно, чтобы было общее понимание того, может ли работодатель перенести отпуск. Это допустимо ТОЛЬКО с согласия сотрудника. Даже если налицо острая производственная необходимость.
