Типовой образец

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
" " ____________ 20__г.

Должностная инструкция

Секретаря руководителя
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)

" " ______________ 20__г. N_________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических
исполнителей.
1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее
высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу
работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по
специальности не менее __________ лет.
1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение
от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению

1.4. Секретарь должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся
деятельности предприятия;
- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению
делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- устав предприятия;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю
________________________________________________________________________.
(предприятия, структурного подразделения)
1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его
обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке,
которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за
надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.7. ______________________________________________________________.

II. Должностные обязанности
Секретарь:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в
процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и
представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,
передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное
редактирование.
2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя,
записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его
сведения ее содержание, передает и принимает информацию по
приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т.п.), а также
телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию,
полученную по каналам связи.
2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие
документы, готовит ответы авторам писем.
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),
ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия
изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,
создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы,
необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
2.17. _____________________________________________________________.

III. Права
Секретарь имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному
руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих
должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от
структурных подразделений и специалистов информацию и документы,
необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. ______________________________________________________________.

IV. Ответственность
Секретарь несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

" " _____________ 20__г.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)

" " ________________ 20__г.

С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

Офис может работать без шефа, но не без секретаря

Джейн Фонда

Профессия секретаря на сегодняшний день одна из наиболее востребованных. Всего несколько лет назад фирме, как правило, был необходим лишь один единственный секретарь. Один человек занимался всем, включая прием звонков, распределение работы, например, целого автопарка, печать документов, чай-кофе для посетителей и составление рабочего дня босса.

Сегодня же в одиночку справляться с таким количеством обязанностей в крупных, да и в средних компаниях просто невозможно. Существует много компаний, где один сотрудник выполняет все секретарские обязанности, а в других организациях работает целый отдел секретарей, которыми управляет руководитель секретариата, все зависит от размеров фирмы, а также от специфики ее деятельности.

Мы постарались выделить и классифицировать все существующие секретарские должности в зависимости выполняемых функций и месте сотрудника в структуре организации.

Если допустить, что в компании трудится максимальное число секретарей, то работа отдела секретариата может выглядеть следующим образом.

Штат операторов на телефоне обзванивает потенциальных клиентов с предложением товаров или услуг. В то же время от клиентов идет поток звонков, потому что фирма дает рекламу в средствах массовой информации. Эти звонки принимает секретарь на телефоне и назначает позвонившим время посещения. Когда посетители приходят в офис, их встречает секретарь на ресепшн, который провожает клиентов в специальное помещение. Там внимательный администратор офиса, пока посетитель ожидает приема, предложит ему чай или кофе. А если в какой-то момент поток клиентов прекратился, то администратор наводит порядок в комнате для посетителей, раскладывает журналы, поливает цветы. При этом есть хозяйственный офис-менеджер, он рассылает курьеров и водителей и следит за наличием канцтоваров, контролирует функционирование офиса. У каждого руководителя личный секретарь, а у руководителей высшего звена еще и секретари-референты и личные помощники. Для полноты картины можно добавить операторов ПК, заполняющих базы данных, печатающих всю документацию, прайс-листы, проспекты, буклеты с постоянно обновляющейся информацией, а также секретарей-делопроизводителей, занимающихся ведением документации, осуществляющих учет и архивирование. Всеми секретарскими службами заведует руководитель отдела секретариата.

И это далеко не полный список секретарских должностей, поэтому попробуем объединить наиболее близкие специализации в некие базовые группы, чаще всего встречающиеся на практике, а именно:

телефонный оператор;
секретарь приемной/администратор/ Секретарь на ресепшн;
секретарь отдела;
секретарь-референт;
офис-менеджер/руководитель секретариата;
личный помощник/персональный ассистент.

Оператор на телефоне

Это, пожалуй, самая низкооплачиваемая, но наиболее востребованная позиция из всех офисных служб. Существует масса других названий данной должности, например сотрудник, чаще сотрудница, для работы на телефоне, менеджер для ведения переговоров, диспетчер на телефоне и т. п.

Основная обязанность такого сотрудника является работа с входящими или исходящими звонками. Как правило, работа не связана с непосредственным обслуживанием посетителей или выполнением заданий руководства.

, умение располагать к себе в ходе телефонной беседы
способности к технике продаж по телефону

Типичные функции:

Звонки от клиентов и заказчиков организации;
- звонки сотрудникам организации с дальнейшей переадресацией;
- звонки от сотрудников организации, участвующих в производственных циклах.

2. Осуществление продаж по телефону при исходящих звонках, либо при входящих звонках от клиентов.

3. Передача по телефону справочной информации.

4. Отображение в специализированных программах организации результатов приема телефонных звонков:

Запись информации о клиентах;
- Результаты продаж;
- Рекламные источники обращений звонков;
- и т.д.

Подобная должность существует обычно в крупных компаниях или в компаниях, ориентированных на большой поток клиентов (сервисные, справочные и прочие службы). Перечень требований к этому сотруднику невелик и обычно ограничивается наличием приятного голоса и желания работать.

Секретарь приемной/администратор/Секретарь на ресепшн

Это название происходит от наименования административной стойки reception, за которой расположено рабочее место секретаря. Отсюда самые разные варианты написания и произношения: ресепшн, рецепция, а также название самой профессии ресепшенист. Изначально такие должности, как и сами стойки администратора, существовали только в гостиницах и салонах красоты. Теперь во многих офисах, где ведут активную работу с посетителями, необходим такой человек. Схожие обязанности у диспетчера, дежурного секретаря, секретаря на телефоне и т. д.

Вакансию секретаря приемной открывают компании, в офисы которых поступает большое число телефонных звонков, приходит много посетителей. Поэтому на должность секретаря приемной обычно приглашают девушек с хорошими внешними данными.

Основные предъявляемые требования:

уверенное пользование компьютером и офисной техникой
знание иностранных языков факультативно
хорошие коммуникативные навыки

Типичные функции:

1. Прием звонков на русском и / или иностранных языках:

От клиентов и заказчиков организации
- звонки сотрудникам организации с дальнейшей переадресацией

2. Встреча и регистрация посетителей на reception

3. Получение писем, факсов, электронной документации
4. Выполняет некоторые другие мелкие поручения руководства. В некоторых случаях ведет статистику, принимает наличность, заполняет формы документов, печатает письма (без самостоятельного составления).
Чаще всего данная должность встречается в иностранных компаниях и российских фирмах, ориентированных на иностранных клиентов. Как правило, одно из основных требований к кандидатам на данную вакансию знание иностранного языка минимум на хорошем разговорном уровне.

Секретарь отдела

Секретарь работающий в составе какого-либо структурного подразделения компании (департамента, отдела, сектора и т.п.), нередко обладающий специальными знаниями, касающимися специфики работы соответствующего структурного подразделения.

Основные предъявляемые требования:

уверенное пользование компьютером и офисной техникой

высшее образование желательно либо специальные знания, касающиеся специфики работы соответствующего структурного подразделения
знание иностранных языков для иностранных компаний
хорошие коммуникативные навыки

Типичные функции:

1. Прием звонков, ответы на стандартные запросы в рамках работы данного структурного подразделения, переадресация звонков на конкретных сотрудников.
2. Встреча посетителей.
3. Покупка канцелярских принадлежностей.
4. Ведение делопроизводства структурного подразделения.
5. Просмотр почты, отбор и структуризация необходимой корреспонденции.

Данная должность встречается только в крупных компаниях имеющих структурные подразделения или множество отделов.

Секретарь-референт

Секретарь-референт больше нацелен на работу вне компании, то есть он выполняет распоряжения начальника, касающиеся общения с клиентами и партнерами, поэтому от него требуют знания иностранных языков. В компетенцию секретаря руководителя попадают вопросы, связанные с процессами, происходящими внутри компании, то есть он выполняет задания, имеющие отношения к самой фирме и ее сотрудникам.
Данный секретарь, также как и личный помощник, работает с одним лицом, но это чаще всего вторые лица компании (заместители директоров, вице-президенты, начальники департаментов и отделов и т.п.). Также секретарь-референт может работать и с первым лицом, без выполнения представительских и некоторых других функций личного помощника.

Основные предъявляемые требования:

высшее образование
опыт работы в аналогичной должности от года
исполнительность, ответственность, обучаемость
уверенное пользование компьютером и офисной техникой

Типичные функции:

1. Самостоятельное составление писем.
2. Контроль исполнения документов и заданий, подведомственного/нных непосредственному руководителю структурного/ых подразделения/й.
3. Составление рабочего графика руководителя.
4. Обзор и подготовка информации для руководителя.
5. Составление аналитических записок и справок для шефа.
6. Подготовка и обеспечение переговоров.

Офис-менеджер/руководитель секретариата

Офис-менеджер - это своего рода администратор офиса. Помимо обычных секретарских обязанностей на него могут возлагаться координация деятельности ряда служб компании (например, автомобильной), исполнение поручений сотрудников, как руководящих, так и рядовых. Эта позиция требует большей самостоятельности, чем должность просто секретаря или секретаря на ресепшн. Офис-менеджер вправе выполнять определенные проекты в пределах своей компетенции (изучение новых товаров и услуг, совершенствование систем работы компании). А также часто именно на этого секретаря возлагаются обязанности по организации корпоративных мероприятий, конференций, доставке обедов в офис и т.п.

Основные предъявляемые требования:
высшее образование
уверенное пользование компьютером и офисной техникой
ответственность, энергичность

Типичные функции:

1. Обеспечение жизнедеятельности офиса (организация закупки канцтоваров, доставки воды, контроль за наличием бумаги в принтерах, ксероксах и многое другое).

2. Решение административных вопросов (аренда здания, уборщицы, водители, секретари и многое другое).
3. Внедрение новых форм организации работы.
4. Представительские полномочия (в госорганах и т.п.).
5. Подбор, руководство и обучение подчиненного персонала.
Должность более типична для компаний с большими офисными помещениями.
Руководитель секретариата встречается только в крупных компаниях, со штатом секретарей в офисе не менее 58.

Личный помощник/персональный ассистент

Одна из самых ответственных секретарских должностей, требующая высшего пилотажа и профессионализма. Хороший помощник, кроме своих профессиональных знаний и навыков, должен иметь очень развитые способности к аналитической деятельности, быть самостоятельным в принятии решений, а самое главное, быть очень хорошим психологом и знать характерные привычки своего босса не хуже, чем его близкие родственники. Все документы, прошедшие через помощника и идущие на стол руководителю, должны быть безупречны. Знание делового этикета в высшей степени востребовано на этой должности. От умения личного помощника вести себя на деловых встречах зависит то, как воспримут руководителя участники этой встречи.
Другими словами это незаменимый помощник, который в курсе всех рабочих моментов и проблем своего руководителя. Предполагается, что данный секретарь работает исключительно с первым лицом. Основной задачей такого специалиста: стать "правой рукой" своего начальника, экономить его очень дорогое рабочее время, избавляя его по максимуму от тех рутинных вопросов и проблем, с которыми вполне может справиться профессиональный, квалифицированный секретарь.

Основные предъявляемые требования:

психологическая совместимость с руководителем
высшее образование
опыт работы в аналогичной должности от двух лет
исполнительность, ответственность, обучаемость, исключительная предупредительность
уверенное пользование компьютером и офисной техникой

Типичные функции:

1. Координирует действия руководителя.
2. Самостоятельно составляет документы.
3. Готовит материалы для совещаний и переговоров.
4. Готовит аналитические записки и справки.
5. Ведет протоколы совещаний, переговоров, собраний акционеров и совета директоров.
6. Переводит с иностранного языка по мере необходимости.
7. Проводит подготовку командировок руководителя (выбор, заказ гостиницы, билетов на транспорт, такси и т.п.).
8. Подчиняется только своему непосредственному руководителю. В редких случаях его работа может координироваться офис-менеджером.

Уровень заработной платы секретарей, зависит от предъявляемых секретарю требований к знаниям, опыту, навыкам и квалификации. Так же нельзя не учитывать финансовое положение конкретной компании и политику, проводимую ею, в отношении заработных плат своих сотрудников.
На уровень заработных плат секретарей, как правило, влияют следующие факторы:

• владение одним или несколькими иностранными языками;
• опыт работы на аналогичной позиции;
• наличие высшего образования;
• специальные навыки необходимые для конкретной должности, а так же знание специальных компьютерных программ;
• требования к внешности кандидатов.

Ниже представлена средняя заработная плата по г. Москве секретарей в зависимости от должности и вышеперечисленных факторов, влияющих на уровень заработных плат.

Секретарь – собирательное наименование различных видов должностей с разным набором функциональных обязанностей. Как правило, секретари являются специалистами, обеспечивающими работу должностного лица, органа или учреждения. Исходя из указанных задач, формулируются и конкретные должностные обязанности секретаря.

Из статьи вы узнаете:

Под собирательным термином «секретарь» может пониматься секретарь руководителя или иного должностного лица, секретарь-делопроизводитель, секретарь судебного заседания, секретарь общего собрания акционеров или участников общества и иные виды технических специалистов.

Любой организации с потоком исходящих и входящих документов, штатом сотрудников, наличием иерархии руководящих органов необходим секретарь . Именно он берет на себя функционал по обеспечению документооборота, деятельности руководителя. В зависимости от размера юридического лица может быть создана целая служба секретарей. Кроме того, функционал данного специалиста может распространяться как на всю компанию в целом, так и быть «прикрепленным» к конкретному руководителю (единоличному исполнительному органу или руководителю структурного подразделения – управления, отдела, филиала, представительства и т.д.).

Конкретное наименование должности отражается в штатном расписании компании. В зависимости от вышеуказанных моментов выстраиваются и должностные функции. Закрепляется функционал секретаря в должностной инструкции. Почему важно подробно и максимально полно формулировать должностные обязанности секретаря? Для того чтобы сотрудник на данной должности понимал весь спектр своих трудовых обязанностей, чтобы избежать недопонимания между работодателем и работником, снизить риски трудовых споров. Иногда возникает вопрос, должен ли этот специалист обеспечивать наличие в организации канцтоваров, предметов бытовой химии и иных необходимых для функционирования любой компании вещей.

Ответ здесь очевиден – надо заглянуть в должностную инструкцию, где и указаны должностные обязанности секретаря .

Разумеется, функционал специалистов с разным наименованием должностей будет разным.

Должностные обязанности секретаря руководителя

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, имеется описание должности «секретарь руководителя». При формировании раздела про обязанности описание функционала, данного в справочнике, можно взять за основу. Так, если обобщить, то должностные обязанности секретаря руководителя сводятся к следующим:

принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, а также письменные обращения к руководителю сотрудников компании – служебные записки, заявления, докладные, отчеты;

подготовка документов, необходимых для работы руководителя, в том числе с использованием компьютерной, копировальной и иной офисной техники;

отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и исполнителями документов, переданных им на исполнение;

проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись;

подготовка заседаний и совещаний у руководителя (сбор материалов, оповещение сотрудников о времени и месте собрания, о повестке дня), оформление протоколов совещаний;

организация телефонных переговоров руководителя, прием и фиксация поступающей информации, организация приема посетителей;

формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и передачи в архив.

Таким образом, базовые должностные обязанности секретаря руководителя сводятся к организационно-техническому обеспечению его работы.

Если к перечисленным базовым обязанностям добавляются иные, исходя из специфики конкретного юридического лица, то они должны быть также зафиксированы в действующей должностной инструкции.

Читайте также:

• Важные личностные и профессиональные качества секретаря

Подчиняется такой работник непосредственно руководителю. Для успешного выполнения функционала, как базового, так и дополнительного, данный специалист должен обладать определенными навыками и знаниями. Например, обязательными являются знания:

организационной структуры компании

организации делопроизводства и порядка документооборота

правил работы с офисной техникой и средствами связи

прикладного программного обеспечения

деловой этики и навыков делового общения

правила охраны труда, основы трудового законодательства и иные навыки и компетенции.

Грамотный, образованный, тактичный, собранный и компетентный секретарь – находка для руководителя. Такие специалисты не только существенно облегчают организацию работы непосредственного начальника, но и выстраивают документооборот, необходимый всей компании в целом. А зачастую секретарь является «лицом» организации, хранителем ее традиций, незаменимым помощником для всех сотрудников.

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя

Такой специалист не «прикрепляется» к конкретному руководителю, а выполняет функции, необходимые для всей компании в целом. Как правило, его работа сводится к ведению документооборота организации. Обобщенно должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут выглядеть так:

• регистрация и обработка корреспонденции, направление потока документов в соответствии с утвержденными правилами и обычаями на предприятии;
• обеспечение регистрации, учета, систематизации, хранения всей массы документов - внутренних, входящих, исходящих;
• ведение архива, отслеживание выполнения утвержденной номенклатуры;
• составление проектов документов, их правка, организация подписания руководителем;
• работа с почтовыми и курьерскими службами;
• работа по изготовлению копий, сшивок, архивных описей, подготовка справок и сводок и иные функции.

Такой набор трудовых функций может содержать не только должность секретарь-делопроизводитель, но и секретарь-референт, делопроизводитель, личный помощник, архивариус, специалист по работе с документацией и др. Должностная инструкция конкретного сотрудника конкретного предприятия может содержать и иные обязанности, которые в любом случае должны быть отражены в должностной инструкции.

Описывая должностные обязанности секретаря делопроизводителя, можно за основу взять функции, описанные в Квалификационном справочнике по должностям секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка. Хотя в чистом виде такие должности уже не актуальны по причине развития компьютерных технологий и офисного оборудования. А некоторые обязанности секретаря в настоящее время возможно выполнять даже удаленно, без постоянного присутствия в офисе.

Утверждаю................................................

…………………………………………….
(наименование организации)

…………………………………………….
(должность)   

………...….……………………………...
(ф.и.о.)    

«…..» …………………. 20….. г.

Должностная инструкция
секретаря

……………………………………………………………………………..
(наименование, предприятия, организации)

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению

……………………………………………….……………………………………………………..

1.4. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю

…………………………………………………………………………………………………….../> (предприятия, структурного подразделения)

1.5. Секретарь должен знать:/>- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;/>- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;/>- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;/>- устав предприятия;/>- схемы документооборота;/>- сроки и порядок сдачи дел в архив;/>- системы организации контроля исполнения документов;/>- методы оформления и обработки документов;/>- машинопись;/>- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;/>- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;/>- основы этики и эстетики;/>- правила делового общения;/>- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;/>- основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;/>- правила и нормы охраны труда./>- основы организации труда.

1.6. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь:/>- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;/>- принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;/>- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением организационной техники, предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при подготовке и принятии решений;/>- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;/>- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;/>- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись;/>- проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;/>- передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную по каналам связи информацию и доводит до его сведения ее содержание;/>- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;/>- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;/>- осуществляет контроль над исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;/>- ведет контрольно-регистрационную картотеку;/>- обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;/>- печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных;/>- организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;/>- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;/>- выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:/>- знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;/>- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей;/>- запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;/>- требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав./>

4. Ответственность

Секретарь несет ответственность:/>- за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами;/>- за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;/>- за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;/>- за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5. Прочее

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов регулирующих трудовые правоотношения в РФ.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

……………….…………… / ……….… «…...» ………………………20 …. г./>   (ф.и.о. / подпись)

с должностной инструкцией ознакомлен

……………….…………… / ……….… «…...» ………………………20 …. г./>    (ф.и.о. / подпись)

УТВЕРЖДАЮ:

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря руководителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• машинопись;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• основы организации труда и управления;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы административного права и законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:

• нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• приказами и распоряжениями руководителя Компании и непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией;
• правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функциональные обязанности

Секретарь руководителя исполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Копирует документы на персональном ксероксе.

В случае служебной необходимости секретарь руководителя может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Требовать от руководства Компании оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников Компании информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Секретарь руководителя несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

4.2. Оценка работы секретаря руководителя осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы секретаря руководителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

6. Право подписи

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «___» _______ 20__ г.